Samlingsstyringssystem - Collections management system
Et Collections Management System ( CMS ), noen ganger kalt et Collections Information System , er programvare som brukes av samlingens ansatte ved en innsamlingsinstitusjon eller av individuelle private samlere og som samler hobbyfolk eller entusiaster. Samlingsinstitusjoner er først og fremst museer og arkiver og dekker et veldig bredt spekter fra store, internasjonale institusjoner, til svært små eller nisje-spesialiserte institusjoner som lokale historiske museer og bevaringssamfunn. Sekundært, biblioteker og gallerier er også samle institusjoner. Collections Management Systems (CMS) lar enkeltpersoner eller innsamlingsinstitusjoner organisere, kontrollere og administrere objektene til samlingene sine ved å "spore all informasjon relatert til og om" disse objektene. I større institusjoner kan CMS brukes av samlingspersonalet, for eksempel registratorer , samlingsledere og kuratorer til å registrere informasjon som objektlokasjoner, opprinnelse , kuratorisk informasjon, bevaringsrapporter, profesjonelle vurderinger og utstillingshistorier. All denne registrerte informasjonen blir deretter også tilgjengelig og brukt av andre institusjonelle avdelinger som "utdanning, medlemskap, regnskap og administrasjon."
Selv om tidlige styringssystemer for samlinger katalogiserte databaser, i hovedsak digitale versjoner av kortkataloger, brukes nyere og avanserte systemer for å forbedre kommunikasjonen mellom museeansatte og for å automatisere og administrere samlingsbaserte oppgaver og arbeidsflyter. Samlingsstyringssystemer brukes også til å gi tilgang til informasjon om institusjonens samlinger og objekter til akademiske forskere, institusjonelle frivillige og publikum, i økende grad gjennom elektroniske metoder.
Utvikling og historie med samlingers styringssystemer
Helt siden maskinlesbare standarder ble utviklet for biblioteker på 1960-tallet, har museer hatt interesse av å bruke datamaskiner til å registrere informasjon om samlingene sine. Museer har imidlertid svært forskjellige behov fra biblioteker; mens bibliografisk informasjon om et bibliotekssamlingsobjekt vanligvis er statisk, endrer museumsposter seg stadig på grunn av det kontinuerlige behovet for at ny informasjon om museumsobjekter legges til i postene. Allerede i 1967 forsøkte Museum Computer Network (MCN), en uformell gruppe av New York -museer, å opprette en databasestyringsdatabase kalt GRIPHOS, og på en Metropolitan Museum of Art og IBM -konferanse i 1968 diskuterte foredragsholdere aktuelle og foreslåtte prosjekter for å automatisere samlinger. I et forsøk på å koordinere forskning for å utvikle disse systemene, ble profesjonelle foreninger som Museum Data Bank Coordinating Committee (MDBCC), dannet i 1972, opprettet for å spre informasjon om datamaskiner og databaser til museer som er interessert i å implementere datastyrte samlinger. I løpet av 1980 -årene ble Collections Management Systems mer avanserte med fremveksten av relasjonsdatabaser som "[relaterer] hvert stykke data til hvert annet stykke," og i løpet av denne tiden ble noen av dagens populære systemer opprinnelig utviklet for spesifikke institusjoner "basert på generiske relasjonsdatabaser ” - som Gallery Systems 'The Museum System for Metropolitan Museum of Art og Re: discovery Software's Proficio for Thomas Jefferson Foundation's Monticello - før de ble utgitt som kommersielle produkter. I løpet av 1990 -årene ble datamaskiner raskere og billigere og med Internettets fremgang, programvare for samlinger ble mye mer sofistikert, i stand til å "presentere bilder, sortere informasjon i en mengde av konfigurasjoner, registrere utstillingsinformasjon, spore steder og grensesnitt med et museums nettsted."
Selv om målet i løpet av 1960-årene var å bruke datamaskiner til samling av journalføringer av hensyn til ansvarlighet, advarte MCNs administrerende direktør Everett Ellin at museumspersonell bør inkludere offentlig tilgang som et mål fordi det "ikke ville være verdt innsatsen hvis museer bare lager et glorifisert journalføringssystem. "Samlingsstyringssystemer har blitt viktige verktøy for å øke allmenn tilgang til samlingsinformasjon, utvide typer informasjon som registreres. Det som en gang var" et enkelt verktøy for samlinger og omsorg "har blitt" et robust og kraftig instrument for å lagre all informasjon om museumsgjenstander, "inkludert tolkningsmateriale, digitale gjenstander og digitale surrogater. Siden noen Collections Management Systems nå har Digital Asset Management og lagring av innholdsinformasjon, har mange museumspersonell begynt å bruke forkortelsen CMS for å stå for " Content Management System ."
Informasjon administrert i samlingers styringssystemer
I 1997 skisserte kunsthistoriker og museumsinformasjonsstudiekonsulent Robert A. Baron kravene til Collections Management Systems, ikke som en liste over hva slags samlinger objektinformasjon som skulle registreres, men snarere som en liste over samlingsaktiviteter som administrasjon, lån, utstilling, bevaring og gjenfinning, oppgaver som museene hadde stått for lenge før oppfinnelsen av datamaskiner, og mange moderne samlinger styringssystemer går utover katalogisering ved å hjelpe til med styringen av disse prosessene og arbeidsflytene. Den kanadiske Heritage Information Network (CHIN) Samlinger Management Software Kriterier Sjekkliste (CMSCC), som har som mål å være en omfattende liste over hva slags informasjon som et museum kan være lurt å ta opp i et CMS, organiserer den listen av prosesser og handlinger snarere enn type av informasjon. Sjekklisten "skisserer en rekke funksjoner som vanligvis er inkludert i et kommersielt CMS, som kan hjelpe et museum med å bestemme hvilke funksjoner som har prioritet."
Objektoppføring
Administrere og dokumentere informasjon og oppgaver knyttet til objekter som kommer inn i museet, inkludert anskaffelses- eller låneposter, kvitteringer, registrering av årsaken til at objektet er deponert, og registrering av objektets retur til eieren.
Oppkjøp
Håndtering og dokumentasjon av objekter som er lagt til institusjonens samling, inkludert tiltaksnummer , katalognumre, objektnavn eller tittel, oppkjøpsdato, ervervsmetode og overføring av tittel. Det er mange forskjellige tiltredelsesnummereringssystemer, og et CMS bør tillate en institusjon å bruke sitt eksisterende nummereringssystem.
Lagerkontroll
Identifikasjon av objekter som institusjonen har et juridisk ansvar for, inkludert låneobjekter og objekter som ikke har blitt tiltredelse. Informasjon som er registrert inkluderer objektplassering og status.
Sted og bevegelseskontroll
Registrerer et objekts nåværende og tidligere steder innenfor institusjonens lokaler slik at det kan lokaliseres, inkludert bevegelsesdatoer og godkjenninger for bevegelse.
Katalogbeskrivelse
Informasjon som beskriver og identifiserer objekter, inkludert skaper/skaper/kunstner, dato (er) for opprettelse, opprettelsessted, opprinnelse, objekthistorie, forskning på objektet og forbindelser til andre objekter.
Bevaringsledelse
Håndtering av informasjon om bevaring av et objekt "fra et kuratorisk og samlingsstyringsperspektiv ", inkludert bevaringsforespørsler, undersøkelsesjournaler, tilstandsrapporter, registreringer av forebyggende handlinger og behandlingshistorier.
Risikostyring
Håndtering av informasjon om potensielle trusler mot samleobjekter, inkludert dokumentasjon av spesifikke trusler, registreringer av forebyggende tiltak, katastrofeplaner og -prosedyrer og nødkontakter.
Forsikringsledelse og verdivurderingskontroll
Dokumentasjon av forsikringsbehov for objekter som institusjonen er ansvarlig for (inkludert låneobjekter) samt pengeverdien av objekter i forsikringsøyemed. Dette kan inneholde navn og kontaktinformasjon til takstmenn, samt vurderingshistorikk.
Utstillingsledelse
Håndtering av et objekts utstilling eller visning, inkludert utstillingshistorie og dokumentasjon av forskning gjort på et objekt for en utstilling. Mer avanserte styringssystemer for samlinger kan ha muligheten til å presentere informasjon fra systemet på et museums nettsted eller i en online utstilling.
Forsendelse/frakt/transport
Håndtering av gjenstander som forlater institusjonens lokaler og overføres til et annet sted, inkludert posisjonsinformasjon, pakningsnotater, kassedimensjoner, autorisasjoner, tollinformasjon og dokumentasjon av transportmidler (inkludert budinformasjon).
Lån og lån
Håndtere midlertidig overføring av ansvar for et objekt fra museet til en annen institusjon eller omvendt, inkludert låneavtaler, lånehistorikk, oversikt over kostnader og betalinger, pakkelister og registreringer av forfalte lån.
Opptak og avhending
Ledelse og dokumentasjon av gjenstander som deaccessioned og forlate institusjonens samling, enten ved overføring, salg, bytte eller ødeleggelse / tap, inkludert overføring av eierskap, registreringer av godkjenning, og årsaken til disposisjon.
Funksjoner i samlingers styringssystemer
Funksjonalitet
Et Collections Management System bør kunne lagre data, redigere data, slette data, få tilgang til data gjennom forespørsler, sortere data og utdata i form av rapporter. Data lagres i tabellform og legges inn i systemet (og noen ganger redigeres) ved hjelp av skjemaer. Forespørsler er søk som hjelper til med å hente spesifikke data fra systemet, og rapporter "er virkemåten for å vise eller skrive ut resultatene av en forespørsel."
Fleksibilitet
Et effektivt CMS, i likhet med en god relasjonsdatabase, bør ikke ha dupliserte poster og bør ikke kreve at den samme informasjonen blir registrert mer enn ett sted i systemet. Samtidig bør systemet være fleksibelt nok til å ta imot flere data etter hvert som samlingene utvides. Brukeren må også forstå at ikke all informasjon må legges inn i et samlingsstyringssystem; for eksempel kompleks informasjon som kompliserte dimensjoner og målinger. Noen institusjoner vil kanskje ikke registrere konfidensiell informasjon, for eksempel privat giverinformasjon i et CMS, og i stedet beholde den i en manuell fil eller i en egen, sikker digital fil, med tips til filens plassering registrert i CMS. Andre hevder imidlertid at slik konfidensiell informasjon bør registreres i CMS for å beskytte informasjonen i tilfelle en katastrofe der manuelle filer kan bli ødelagt.
Sikkerhetskopiering og redundans
Et CMS bør ha "en innebygd sikkerhetskopierings- og gjenopprettingsprosess" for å beskytte data mot ikke bare utstyrsfeil og katastrofe, men også menneskelige feil, noe som kan føre til tap eller ødeleggelse av data. Redundante kopier av informasjonen bør lagres på flere steder, og sikkerhetskopieringsprosessen kan bli automatisert.
Datastandarder
Fordi et datastyrt system "krever en mye større grad av presisjon i bruken av språk for katalogisering og datainnhenting enn et manuelt system", bør data- og metadatastandarder brukes i et samlingstyringssystem. Datastandarder gir regler for hvordan informasjon legges inn i systemet, og data som har blitt lagt inn i systemet på en konsekvent måte gir mulighet for mer nøyaktig og presis informasjonsinnhenting og lettere utveksling av data mellom forskjellige systemer.
De tre typene datastandarder er struktur, innhold og verdi:
- Datastrukturstandarder beskriver feltene og kategoriene av informasjon (noen ganger kalt elementer) som er nødvendige for å identifisere et objekt. I et museum -CMS inkluderer disse feltene ofte tiltredelsesnummer, tittel/navn på objekt, maker/skaperen av objektet, etableringssted/opprinnelse, opprettelsesdato, dimensjoner, materiale og objektkilde (for eksempel donorens navn eller selger). Eksempler på mye brukte datastrukturstandarder som brukes for kulturelle objekter er Dublin Core Metadata Element Set (DC), kategorier for beskrivelse av kunstverk (CDWA), MARC -formater, elementsettene Cataloging of Cultural Objects (CCO), og VRA ( Visual Resources Association ) kjernekategorier.
- Datainnholdsstandarder gir retningslinjer for formatering av informasjon som legges inn i feltene, "kontrollerer syntaksen, stilen, grammatikken og forkortelsene" som skal brukes. Eksempler på standarder for datainnhold som brukes i institusjoner som samler kulturobjekter inkluderer Cataloging of Cultural Objects (CCO) og Describing Archives: A Content Standard (DACS).
- Data verdinormer gi foretrukne vilkår og vokabular som skal brukes i felt, ofte i form av myndighet lister , leksikon, data ordbøker og synonymordbøker. Eksempler inkluderer Getty's Art and Architecture Thesaurus (AAT) og Thesaurus of Geographic Names (TGN), Nomenclature 4.0 for Museum Cataloging og Iconclass .
Selv om de fleste av disse datastandardene gjelder for katalogisering og beskrivelse av kulturelle objekter, blir det også arbeidet med å lage datastandarder for naturhistoriske samlinger. Basert på Dublin Core, er Darwin Core (DwC) -standarden en datastrukturstandard for informasjon om biologisk mangfold hvis "ordliste" er "feltene" og "elementene" som trengs for å katalogisere biologiske og naturhistoriske prøver og prøver.
Noen utviklere erkjenner viktigheten av datastandarder for mange brukere, og annonserer at deres styringssystemer for samlinger er i samsvar med visse standarder. For eksempel er Adlib Museum CMS "sertifisert som SPECTRUM -kompatibelt av Collections Trust" og "inneholder også andre internasjonale standarder som" CIDOC " -retningslinjene og Getty 'Object ID."
Sikkerhet og tilgang
Et samlingsstyringssystem bør ha sikkerhetstiltak som "sikrer at bare autoriserte personer kan legge inn, redigere eller se" informasjon som finnes i systemet. Imidlertid er det en økende etterspørsel etter offentlig tilgang til noen av samlingene og objektinformasjonen i CMS, som "bidrar til å oppfylle et musees oppdrag om å utdanne publikum og bevise at gjenstandene som er i offentlig tillit brukes til allmennyttighet" mens oppfordrer også samlingspersonalet til å "støtte grunnleggende innsamlingsforvaltning" ved å sikre at informasjon om objektet er nøyaktig før det gjøres offentlig tilgjengelig. Systemet bør tillate publikum å kunne foreta og avgrense søk etter offentlig tilgjengelig informasjon i systemet.
Rettigheter og reproduksjoner
Et CMS bør også tillate samlingspersonalet å administrere informasjon om reproduksjonsrettigheter for objektene som institusjonen er ansvarlig for, inkludert hvilken type opphavsrettsordning som brukes (for eksempel amerikansk opphavsrett eller Creative Commons -lisens ), opphavsrettseierskap og digitale vannmerker.
Hensyn ved valg av system
Siden hvert museum har forskjellige behov, bør et museum foreta en behovsvurdering før det velger et samlingstyringssystem. Museet bør bestemme hvilke samlinger som det trenger systemet for å administrere. Museet bør også identifisere hvem som skal bruke systemet og vurdere faktorer som innsamlingsstørrelse (både nåværende og fremtidige), personalets teknologiske ferdigheter og budsjett/prising. En annen anbefaling er å kartlegge både kortsiktige og langsiktige mål for det nye CMS og deretter bestemme hvordan systemet kan bidra til å øke museets effektivitet.
Bevaringsinformasjonsstyringssystemer
Collections Management Systems har sitt utspring i katalogisering og registrering, og følgelig administrerer de fleste systemene informasjon og poster “fra et kuratorisk og samlingsstyringsperspektiv.” Bevaringsinformasjon i disse systemene er ofte begrenset til tilstandsrapportering og dokumentasjon av behandlingshistorikk. Mens noen avanserte systemer lar registratorer administrere arbeidsflytoppgaver som godkjenninger og kvitteringer, de fleste systemer klarer ikke å håndtere bevaringsarbeidsflyter. Mange konservatorer trenger også et system som ikke bare kan lagre og administrere bevaringsdokumentasjon, men også enkelt dele den informasjonen med andre konservatorer og institusjoner.