Bedriftssekretær - Company secretary

Et selskap sekretær er en ledende stilling i et privat sektor selskap eller offentlig sektor organisasjon. I store amerikanske og kanadiske børsnoterte selskaper blir en firmasekretær vanligvis kalt en bedriftssekretær eller sekretær . Firmaets sekretær er ansvarlig for effektiv administrasjon av et selskap, særlig med hensyn til å sikre overholdelse av lovpålagte og forskriftsmessige krav og for å sikre at styrets beslutninger blir implementert.

Til tross for navnet, er rollen ikke geistlig eller sekretær . Firmaets sekretær sikrer at en organisasjon overholder relevant lovgivning og forskrifter, og holder styremedlemmene informert om deres juridiske ansvar. Firmaets sekretærer er selskapets navngitte representant på juridiske dokumenter, og det er deres ansvar å sikre at selskapet og dets direktører opererer innenfor loven. Det er også deres ansvar å registrere og kommunisere med aksjonærer , sørge for at utbytte blir utbetalt og føre selskapslogg, for eksempel lister over styremedlemmer og aksjonærer, og årsregnskap.

I mange land har private selskaper tradisjonelt vært lovpålagt å oppnevne én person som selskapssekretær, og denne personen vil vanligvis også være seniorstyremedlem.

Roller og ansvar

Firmaets sekretærer i alle sektorer har ansvar på høyt nivå, inkludert styringsstrukturer og -mekanismer, virksomhetsadferd i organisasjonens reguleringsmiljø, styre-, aksjonær- og tillitsmøter, overholdelse av juridiske, regulatoriske og noteringskrav, opplæring og induksjon av ikke-ledere og tillitsmenn, kontakt med regulerende og eksterne organer, rapporter og rundskriv til aksjonærer/tillitsmenn, forvaltning av personalytelser som pensjon og ansattes aksjesystemer , forsikringsadministrasjon og organisasjon, forhandlinger om kontrakter, risikostyring , eiendomsadministrasjon og organisering og tolkning av finansregnskap .

Firmaets sekretærer er den viktigste kilden til råd om forretningsførsel, og dette kan spenne alt fra juridisk rådgivning om interessekonflikter, gjennom regnskapsrådgivning om finansielle rapporter, til utvikling av strategi og bedriftsplanlegging.

Blant offentlige selskaper i Nord -Amerika er rådgivning om spørsmål om eierstyring og selskapsledelse en stadig viktigere rolle for bedriftssekretæren . Mange aksjonærer, spesielt institusjonelle investorer, ser på god eierstyring og selskapsledelse som avgjørende for styrets og selskapets resultater. De er ganske høystemte i å oppmuntre styrene til å utføre hyppige gjennomganger av eierstyring og selskapsledelse og til å utstede skriftlige uttalelser om prinsipper for eierstyring og selskapsledelse. Bedriftssekretæren er vanligvis administrerende direktør for å bistå direktører i denne innsatsen, gi informasjon om praksis i andre selskaper og hjelpe styret med å skreddersy prinsipper og praksis for eierstyring og selskapsledelse for å passe styrets behov og forventninger til investorer. I noen selskaper har bedriftssekretærens rolle som rådgiver for eierstyring og selskapsledelse blitt formalisert, med en tittel som Chief Governance Officer lagt til deres eksisterende tittel.

I lys av de viktige rollene som selskapssekretæren spiller i næringslivet, krever PLSer og store selskaper at selskapssekretæren er passende opplært, erfaren og profesjonelt kvalifisert for dette ansvaret.

I Storbritannia kan selskapssekretæren være kvalifisert i kraft av eksamen og medlemskap i The Chartered Governance Institute (CGI), som er hovedkvalifikasjonen spesielt for selskapssekretærer. CGI er organet dedikert til utvikling og anerkjennelse av profesjonell administrasjon basert på en kombinasjon av studier på gradsnivå, nøye gjennomgått erfaring og sponsing av to personer med profesjonell status. Bare en person som er kvalifisert, har rett til å bli utpekt som 'Chartered Secretary' eller 'Chartered Company Secretary'. Fakultet for sekretærer og administratorer grunnlagt i 1930 er det andre organet for bedriftssekretærer i Storbritannia og har nå stor vekt på likestillingsarbeid og styring, og medlemmene er utpekt som 'bedriftssekretærer' eller 'sertifiserte offentlige sekretærer'. Det forventes at selskapssekretærer i offentlig noterte selskaper vil være faglig kvalifiserte gjennom CGI, en av de chartrede fagorganene i regnskapsfaget, eller ha passende opplæring og erfaring gjennom et annet organ.

Malaysia

I Malaysia krever aksjeloven 2016 at hvert selskap skal oppnevne minst én lisensiert selskapssekretær. Selskapssekretæren må oppnevnes innen de første 30 dagene etter at stiftelsen ble innlemmet eller en straff ble pålagt styremedlemmene, og risikerer å bli svartelistet. Firmaets sekretærs ansvar inkluderer følgende:

Forberedelse av styremøter og generalforsamling (AGM) - Fra og med 2016 i henhold til den reviderte aksjeloven er generalforsamlingen ikke lenger nødvendig for private aksjeselskaper (Sendirian Berhad eller Sdn Bhd)
Innlevering av årlige avkastninger til SSM (CCM på engelsk)
Endringer i selskapets grunnlov
Vedlikehold av lovfestede dokumenter
Legge oppdateringer til SSM om saker som endringer i firmanavn eller adresse, emisjon av aksjer, endringer i styremedlemmer, aksjonærer, etc.

India

I India regulerer "The Institute of Company Secretaries of India" (ICSI) yrket som selskapssekretærer. ICSI er et lovpålagt faglig organ som har mer enn 50 000 tilknyttede medlemmer.

Chartered Secretaries er ansatt som stoler, toppledere og ikke-administrerende direktører, samt ledere og selskapssekretærer. Noen befraktede sekretærer er også kjent i sine egne selskaper som bedriftssekretærledere/ledere eller bedriftssekretærdirektører.

Mange bedriftssekretærer i nordamerikanske offentlige selskaper er advokater, og noen fungerer som selskapets generaladvokat . Selv om dette kan være nyttig i utførelsen av oppgavene, kan det også skape tvetydighet om hva som er juridisk rådgivning, beskyttet av privilegier og hva som er forretningsråd.

Storbritannia

Siden 8. april 2008 har det ikke vært lovpålagt at et privat selskap i Storbritannia skal ha en selskapssekretær, med mindre selskapets vedtekter sier noe annet. Hvis et privat selskap ikke har en selskapssekretær, påhviler selskapets sekretariatsoppgaver og ansvar selskapets direktører. Med økningen i antall sosiale virksomheter og samfunnsinteresseselskaper er det ofte et behov for en bedriftssekretær i frivillige og samfunnssektorer samt vanlige private handelsselskaper. Et offentlig selskap i Storbritannia må fortsatt ha en formelt oppnevnt selskapssekretær.

Chartered Secretaries er de sjette best betalte ansatte i Storbritannia ifølge Office for National Statistics Annual Survey of Hours and Earnings (mars 2010).

Firmaets sekretærs eksakte ansvar avhenger av selskapets størrelse og art, og det er ingen lovfestet definisjon av hva dette er, men det inneholder vanligvis noen eller alle av følgende:

vedlikehold av selskapets lovbestemte registre;
oppdatering av postene i Companies House ;
opprettholde selskapets hovedkontor ;
gi råd til styret om deres juridiske og samfunnsansvar og spørsmål om eierstyring og selskapsledelse ;
organisering av selskapets styremøter og årlig generalforsamling ;
referat av styremøter;
sikre selskapets overholdelse av juridiske forpliktelser;
administrere og lagre selskapets poster, f.eks. investeringer, eiendom, lønn, forsikring, regnskap, skatt ( moms , LØNN , selskapsskatt ); og
kontakt mellom selskapet og dets interessenter og aksjonærer

Singapore

I Singapore krever selskapsloven § 171 at hver virksomhet har en selskapssekretær som må være bosatt i Singapore. Sekretæren må oppnevnes innen de første 6 månedene etter innlemmelsen. Hvis selskapet bare har én direktør, kan han eller hun ikke være bedriftssekretær. Bedriftssekretærens ansvar inkluderer følgende:

Forbereder styremøter og årsmøte
Innlevering av årlig retur til ACRA
Endringer i selskapets grunnlov
Opprettholde lovbestemte registre
Legge oppdateringer til ACRA om saker som endringer i firmanavn eller adresse, utstedelse av aksjer, endringer i styremedlemmer, aksjonærer, etc.

For offentlige selskaper må sekretæren være en registrert arkivagent eller en kvalifisert person.

Bangladesh

Kina

I Kina må alle børsnoterte selskaper ha en styresekretær. I henhold til artikkel 124 i selskapslovgivningen i 2005 må hvert børsnotert selskap ha en sekretær for styret. Styresekretærens ansvar inkluderer å forberede møter mellom aksjonærer og styrer, oppbevare selskapsregister og aksjonærinformasjon, håndtere informasjon om avsløring etc. Relevante noteringsregler i Kina tydeliggjør videre at styrets sekretær er en lederstilling. Slike noteringsregler omhandler pliktene til styresekretær i detaljer. I henhold til " Spesielle bestemmelser fra statsrådet om notering og notering i utlandet av aksjeselskaper ", " Veiledning for noterte selskapers artikler", "børsnoteringsregler for Shanghai børs" og "børsnoteringsregler for Shenzhen Stock Exchange ", styrets sekretær er klassifisert som toppledelsen. Fra disse noteringsreglene er styresekretæren eller sekretæren for styret i Kina sammenlignbar med selskapets sekretær i mange andre land.

Sør-Afrika

I Sør-Afrika må alle offentlige og statlige selskaper utnevne en firmasekretær. Selskapssekretærens roller og ansvar er definert i aksjeloven nr. 71 av 2008 . For børsnoterte selskaper ble disse rollene avklart og utvidet av King IV -rapporten . I tillegg må ideelle selskaper som frivillig har vedtatt bestemmelsene "Enhanced Accountability and Transparency" i aksjeloven, oppnevne en selskapssekretær hvis rolle er sammenlignbar med rollen som et offentlig selskap.

Sri Lanka

I Sri Lanka krever aksjeloven nr. 07 av 2007 at hvert registrert selskap har en selskapssekretær. En bedriftssekretær må være registrert hos Institutt for selskapssekretær for å fungere som en selskapssekretær. Valgbarhet til å fungere som sekretær er;

Sri Lankas statsborger
En [advokat], en [autorisert regnskapsfører] eller en person som krever det, har fulgt et studieprogram av fagministeren
Søkere med over 20 års erfaring innen selskapssekretærene kan oppnevnes etter et intervju med registratoren for selskaper.

Digitalisering av selskapssekretær

Firmaets sekretærfirmaer har lenge blitt etablert, og praksisen er fremdeles sterkt avhengig av papirarbeid og våte blekkunderskrifter når det gjelder styreløsninger. På grunn av denne naturen er hele bransjen sterkt avhengig av manuelle prosesser. I løpet av de siste årene har en del digitalisering begynt å skje for yngre og moderne gründere. Adopsjon av kunstig intelligens, eKYC, digital signatur, dokumentgenerator er blant funksjonene som har blitt sett hos Cloud Company Secretary -firmaer.

Languages

In other projects