Filbehandling - Content management

For ikke å forveksle med informasjonshåndtering eller kunnskapsstyring .

Content management ( CM ) er et sett med prosesser og teknologier som støtter innsamling, administrering og publisering av informasjon i enhver form eller medium. Når den lagres og åpnes via datamaskiner, kan denne informasjonen mer spesifikt refereres til som digitalt innhold , eller ganske enkelt som innhold .

  • Digitalt innhold kan ha form av tekst (for eksempel elektroniske dokumenter), bilder, multimediefiler (for eksempel lyd- eller videofiler) eller annen filtype som følger en innholdslivssyklus som krever behandling .

Prosess

Innholdshåndteringspraksis og mål varierer etter oppgave og etter organisasjonsstyringsstruktur. Nyhetsorganisasjoner, e-handelsnettsteder og utdanningsinstitusjoner bruker alle innholdshåndtering, men på forskjellige måter. Dette fører til forskjeller i terminologi og i navn og antall trinn i prosessen.

For eksempel er noe digitalt innhold laget av en eller flere forfattere. Over tid kan innholdet redigeres. En eller flere enkeltpersoner kan gi redaksjonelt tilsyn, og godkjenne innholdet for publisering.

Publisering kan ha mange former: det kan være handlingen om å "skyve" innhold ut til andre, eller bare gi digitale tilgangsrettigheter til bestemt innhold til en eller flere individer. Senere kan det innholdet erstattes av en annen versjon av innholdet og dermed pensjoneres eller fjernes fra bruk (som når denne wikisiden endres).

Innholdshåndtering er en iboende samarbeidsprosess. Den består ofte av følgende grunnleggende roller og ansvar:

  • Skaper - ansvarlig for å lage og redigere innhold.
  • Redaktør - ansvarlig for å justere innholdsmeldingen og leveringsstilen, inkludert oversettelse og lokalisering.
  • Utgiver - ansvarlig for å frigjøre innholdet for bruk.
  • Administrator - ansvarlig for å administrere tilgangstillatelser til mapper, samlinger og filer, vanligvis oppnådd ved å tildele tilgangsrettigheter til brukergrupper eller roller. Administratorer kan også hjelpe og støtte brukere på forskjellige måter.
  • Forbruker, seer eller gjest - personen som leser eller på annen måte bruker innholdet etter at det er publisert eller delt.

Et kritisk aspekt ved innholdshåndtering er muligheten til å administrere versjoner av innhold etter hvert som det utvikler seg ( se også versjonskontroll ). Forfattere og redaktører trenger ofte å gjenopprette eldre versjoner av redigerte produkter på grunn av en prosessfeil eller en uønsket serie med redigeringer. Tidssensitivt innhold kan også kreve oppdateringer ettersom emnet utvikler seg over tid.

Et annet like viktig aspekt ved innholdshåndtering innebærer opprettelse, vedlikehold og anvendelse av gjennomgangsstandarder. Hvert medlem av innholdsopprettings- og gjennomgangsprosessen har en unik rolle og et sett med ansvar for utvikling eller publisering av innholdet. Hvert medlem i evalueringsteamet krever klare og konsise vurderingsstandarder. Disse må opprettholdes fortløpende for å sikre langsiktig konsistens og helse i kunnskapsgrunnlaget .

Et innholdshåndteringssystem er et sett med automatiserte prosesser som kan støtte følgende funksjoner:

  • Import og oppretting av dokumenter og multimediemateriale
  • Identifikasjon av alle viktige brukere og deres roller
  • Evnen til å tildele roller og ansvar til forskjellige forekomster av innholdskategorier eller -typer
  • Definisjon av arbeidsflytoppgaver ofte kombinert med meldinger slik at innholdsadministratorer blir varslet om endringer i innhold
  • Muligheten til å spore og administrere flere versjoner av en enkelt forekomst av innhold
  • Muligheten til å publisere innholdet til et depot for å støtte tilgang
  • Muligheten til å tilpasse innhold basert på et sett med regler

I økende grad er depotet en iboende del av systemet, og inkluderer virksomhetssøk og gjenfinning. Innholdshåndteringssystemer har følgende former:

  • Webinnholdshåndteringssystem - programvare for administrasjon av nettsteder (ofte betyr innholdsadministrasjon implisitt)
  • Utgang fra en avis redaksjon organisasjon
  • Arbeidsflyt for artikkel publisering
  • Dokumenthåndteringssystem
  • Innholdsstyringssystem med én kilde - innhold lagret i biter i en relasjonsdatabase
  • Variantstyringssystem - der personell merker kildeinnhold (vanligvis tekst og grafikk) for å representere varianter lagret som "master" -innholdsmoduler med én kilde, løst til ønsket variant ved publisering (for eksempel: bileiers manuelle innhold i 12 modellår lagret som enkelt masterinnholdsfiler og "kalt" etter modellår etter behov) - brukes ofte i samspill med databaselager (se ovenfor) for store innholdsobjekter

Styringsstrukturer

Innholdshåndteringsekspert Marc Feldman definerer tre primære styringsstrukturer for innholdsstyring: lokalisert, sentralisert og føderert - hver med sine unike styrker og svakheter.

Lokalisert styring

Ved å legge kontrollen i hendene på de som er nærmest innholdet, gir konteksteksperter, lokaliserte styringsmodeller mulighet til å frigjøre kreativitet. Disse fordelene kommer imidlertid på bekostning av et delvis til totalt tap av ledelseskontroll og tilsyn.

Sentralisert styring

Når kontrollspakene er sterkt sentraliserte, er innholdshåndteringssystemer i stand til å levere et usedvanlig klart og enhetlig merkevarebudskap. Videre åpner sentraliserte styringsstrukturer for innholdsstyring for et stort antall kostnadsbesparelsesmuligheter i store virksomheter, for eksempel (1) unngåelse av dupliserte anstrengelser for å lage, redigere, formatere, omformulere og arkivere innhold, (2) gjennom prosessstyring og effektivisering av alt innholdsrelatert arbeid, og/eller (3) gjennom en ryddig distribusjon eller oppdatering av innholdshåndteringssystemet.

Forbundet styresett

Forbundne styringsmodeller innser potensielt fordelene med både lokalisert og sentralisert kontroll, samtidig som de unngår svakhetene til begge. Selv om innholdsstyringsprogramvaresystemer iboende er strukturert for å muliggjøre fødererte styringsmodeller, kan det være vanskelig å innse disse fordelene fordi det for eksempel krever forhandlinger om grensene for kontroll med lokale ledere og innholdsskapere. Spesielt når det gjelder større foretak, tilsvarer unnlatelse av å fullstendig implementere eller realisere en føderert styringsstruktur at man ikke realiserer full avkastning på investeringer og kostnadsbesparelser som innholdshåndteringssystemer muliggjør.

Gjennomføring

Innholdsadministrasjonsimplementeringer må kunne administrere innholdsdistribusjon og digitale rettigheter i innholdets livssyklus. Innholdshåndteringssystemer er vanligvis involvert i digital rettighetsbehandling for å kontrollere brukertilgang og digitale rettigheter. I dette trinnet tvinger de skrivebeskyttede strukturene til digitale rettighetsstyringssystemer noen begrensninger på innholdshåndtering, ettersom de ikke tillater forfattere å endre beskyttet innhold i livssyklusen. Å lage nytt innhold ved hjelp av administrert (beskyttet) innhold er også et problem som får beskyttet innhold ut av ledelseskontrollerende systemer. Noen få innholdsstyringsimplementeringer dekker alle disse problemene.

Se også

Referanser

Eksterne linker