IT kapitalforvaltning - IT asset management
IT asset management (ITAM) er settet med forretningspraksis som blir med i økonomiske, kontraktsmessige og varebeholdningsfunksjoner for å støtte livssyklusstyring og strategisk beslutningstaking for IT-miljøet. Eiendeler inkluderer alle elementer av programvare og maskinvare som finnes i forretningsmiljøet.
IT-kapitalforvaltning (også kalt IT-inventarstyring) er en viktig del av en organisasjons strategi. Det innebærer vanligvis å samle detaljert informasjon om maskinvare- og programvarelager som deretter blir brukt til å ta beslutninger om kjøp av maskinvare og programvare og omfordeling. IT-lagerstyring hjelper organisasjoner med å administrere systemene sine mer effektivt og sparer tid og penger ved å unngå unødvendige eiendelskjøp og fremme høsting av eksisterende ressurser. Organisasjoner som utvikler og opprettholder et effektivt IT-kapitalforvaltningsprogram minimerer ytterligere de trinnvise risikoene og relaterte kostnader ved å fremme IT-porteføljeinfrastrukturprosjekter basert på gammel, ufullstendig og / eller mindre nøyaktig informasjon.
innhold
Håndtering av maskinvare
Eiendomshåndtering av maskinvare innebærer styring av fysiske komponenter i datamaskiner og datanettverk , fra anskaffelse til avhending. Vanlige forretningspraksis inkluderer forespørsel og godkjenningsprosess, anskaffelsesstyring, styring av livssykluser , omdisponering og avhending. En viktig komponent er å fange økonomisk informasjon om livssyklusen til maskinvaren som hjelper organisasjonen i å ta forretningsbeslutninger basert på meningsfulle og målbare økonomiske mål.
Software Asset Management er en lignende prosess, med fokus på programvare eiendeler, inkludert lisenser, versjoner og installerte sluttpunkter.
Roll av IT-kapitalforvaltning i en organisasjon
IT Asset Management-funksjonen er det primære poenget med ansvar for livssyklusstyring av informasjonsteknologiske eiendeler i hele organisasjonen.
Inkludert i dette ansvaret er utvikling og vedlikehold av policyer, standarder, prosesser, systemer og målinger som gjør det mulig for organisasjonen å administrere IT Asset Portfolio med hensyn til risiko, kostnader, kontroll, IT Governance , compliance og forretningsresultatmål som er etablert av virksomheten .
IT Asset Management bruker integrerte programvareløsninger som fungerer med alle avdelinger som er involvert i anskaffelse, distribusjon, styring og utgiftsrapportering av IT-eiendeler.
IT Asset Disposition
Når eiendeler må fjernes fra foretaket, går de gjennom forskjellige disposisjonsprosesser. Vanligvis blir de overlevert til en IT Asset Disposition-leverandør for å bli resirkulert eller ødelagt. Eiendeler bør styres riktig etter at de har gått offline for å sikre at de ikke går tapt før de når leverandøren. Valgte leverandør skal da ha sikre prosedyrer for sporing av eiendeler i hele sin besittelsestid. Etter riktig avhending gir leverandøren et sertifikat om ødeleggelse med serienummeret på eiendeler de ødela og resirkulerte. Selskapet bør da bekrefte serienumrene på sertifikatet om ødeleggelse med eiendelene de vet de overrakte til leverandøren. Sporing av eiendeler som er offline, før avhending, bør benyttes med samme effektivitet og sikkerhet som når de samme eiendelene er online. En god metode for å velge en destruksjonsleverandør er å finne et NAID-sertifisert selskap (USA) eller en ADISA-sertifisert leverandør (Storbritannia og Europa). De har et samfunnsansvar for å avhende e-avfall på riktig måte for å sikre et sunt miljø. Se på donasjonsprogrammer i ditt område.
ISO
International Standards Organization (ISO) har en familie av standarder for IT Asset Management. Den ISO 19770 -familien består av 5 store deler,
- 19770-1 er en prosessrelatert standard som skisserer beste praksis for IT Asset Management i en organisasjon. Den siste revisjonen er 2012 og deler ITAM-prosesser ned i 4 nivåer i en modenhetsmatrise.
- 19770-2 er en standard for innkapsling av maskiner (i form av en XML-fil kjent som en SWID-kode) med lagerdata - slik at brukere enkelt kan identifisere hvilken programvare som er distribuert på en gitt enhet. Opprinnelig publisert i 2009, ble denne standarden revidert i 2015.
- 19770-3 er en standard som gir et skjema for maskininnkapsling av rettigheter og rettigheter tilknyttet programvarelisenser. Registreringene (kjent som ENT) vil beskrive alle rettigheter og rettigheter som følger med et stykke programvare og metoden for måling av lisens / rettighetsforbruk. Denne standarden ble publisert i 2016.
- 19770-4 muliggjør standardisert rapportering av ressursutnyttelse. Dette er avgjørende når man vurderer komplekse datasenterlisenstyper og for styring av skybasert programvare og maskinvare (SaaS og IaaS). 19770-4 ble utgitt i 2017.
- 19770-5: 2015 gir en oversikt over ITAM, som er emnet for ISO / IEC 19770-familien av standarder, og definerer relaterte vilkår. ISO / IEC 19770-5: 2015 er gjeldende for alle typer organisasjoner (f.eks. Kommersielle foretak, offentlige etater, ideelle organisasjoner). En gratis kopi av oversikten og ordforrådet er tilgjengelig.
Prosess
ITAM forretningspraksis er prosessdrevet og modnes gjennom iterative og fokuserte forbedringer. De mest vellykkede ITAM-programmene er inngripende for organisasjonen, og involverer alle på et eller annet nivå, for eksempel sluttbrukere (utdanning om samsvar), budsjettansvarlige (omdisponering som valg), IT-tjenesteavdelinger (som gir informasjon om garantier) og økonomi (fakturavstemming , oppdateringer for varebeholdninger).
IT-kapitalforvaltning bruker vanligvis automatisering for å styre oppdagelsen av eiendeler, slik at varelager kan sammenlignes med lisenser. Full virksomhetsstyring av IT-eiendeler krever et lager av flere typer informasjon om eiendelen, samt integrasjon med andre systemer som forsyningskjede , helpdesk , anskaffelser og HR-systemer og ITSM.
For små og mellomstore bedrifter trenger en løsning kanskje ikke være så robust at den påvirker mange avdelinger. Imidlertid må IT-eiendeler spores for risikostyring, nøyaktig ressurs- og budsjettfordeling og ansvarlighet for eiendelenes oppholdssted. En god løsning for små bedrifter vil gjøre dem i stand til å søke etter eiendeler de for tiden eier, administrere online og offline eiendeler, og planlegge nøyaktig for fremtiden. Disse oppgavene bør imidlertid være enkle, sikre og effektive fordi en liten IT-profesjonell sin tid er svært verdifull.