Invitasjon til anbud - Invitation to tender

For ikke å forveksle med invitasjon til behandling .
En anbudsmelding fra det indonesiske finansdepartementet

En anbudsinnbydelse (ITT, ellers kjent som utlysning eller anmodning om anbud) er en formell, strukturert prosedyre for å generere konkurrerende tilbud fra forskjellige potensielle leverandører eller entreprenører som ønsker å få tildeling av forretningsaktiviteter innen bygg, anlegg, eller tjeneste kontrakter , ofte fra selskaper som tidligere har blitt vurdert for egnethet ved hjelp av en leverandør spørreskjema (SQ) eller pre-kvalifisering spørreskjema (PQQ).

Begrepet "varsel inviterer anbud" (NIT) brukes ofte ved kjøp i India.

En ITT skiller seg fra en forespørsel om tilbud (RFQ) eller en forespørsel om forslag (RFP), i så fall kan andre årsaker ( teknologi brukt, kvalitet) forårsake eller tillate valg av det nest beste tilbudet. En RFP er en forespørsel om en pris fra en kjøper, men kjøperen vil også forvente forslag og ideer om hvordan prosjektarbeidet skal gjøres. RFP -er er dermed fokusert på mer enn bare pris/ kostnad , de innebærer litt råd fra entreprenøren eller leverandøren . Den nærmeste ekvivalenten til en ITT i den vanlige private sektoren er en RFP som, siden offentlige penger ikke er involvert, vanligvis har en mindre stiv struktur.

Typologi

  • Åpne anbud, åpne anbud eller annonserte anbud er åpne for alle leverandører eller entreprenører som kan garantere ytelse.
  • Begrensede anbud, begrensede anbud for anbud eller inviterte anbud er bare åpne for utvalgte forhåndskvalifiserte leverandører eller entreprenører. Anbudstrinnet kan utgjøre en del av en to-trinns prosess, hvor den første fasen (som i meldingen om interesseopplysning (EOI)) ble annonsert selv, noe som resulterte i en kort liste over utvalgte egnede leverandører.
  • Enkelte anbud , der bare en potensiell leverandør inviteres til å levere et tilbud.

Årsakene til bruk av begrensede anbud varierer i omfang og formål. Begrensede anbud kan komme på grunn av:

Et eneste anbud kan brukes der det i hovedsak bare er en egnet leverandør av tjenestene eller produktet.

Etymologi

Ordbøker forklarer etymologien som at den kommer fra gammelfransk tender , som betyr "å tilby".

Typisk malinnhold

En typisk oppfordringsmal for ethvert prosjekt har følgende seksjoner:

  • Introduksjon
  • Prosjektbakgrunn
  • Juridiske spørsmål : foreslåtte vilkår og betingelser for kontrakten
  • Leverandørrespons påkrevd
  • Tidsplan for valg av leverandør
  • Krav for å levere anbud, for eksempel fullstendig utfylt, men ellers uendret anbudsform, må sendes innen angitt frist.

Finne anbudsmuligheter

Offentlige organisasjoner i mange land er lovpålagt å offentliggjøre anbud på verk og tjenester. I de fleste tilfeller er disse oppført på deres nettsteder og tradisjonelle trykte medier. Elektroniske anskaffelses- og anbudssystemer eller e-innkjøp er også stadig mer utbredt. Den europeiske unionen uttaler at det utstedes 235 000 utlysninger årlig ved bruk av Tenders Electronic Daily (TED) -system, inkludert de som utstedes av land i Det europeiske økonomiske området og videre. Offentlige organisasjoner i Storbritannia bruker dette systemet, men fra  23.00 31. desember 2020, på slutten av Brexit- overgangsperioden, vil en ny e-varslingstjeneste kalt "Find a Tender" (FTS) brukes til å legge ut og vise varsler om offentlige anskaffelser. Relevante nye anskaffelsesmuligheter lansert etter  23.00 31. desember 2020 må publiseres på dette nettstedet.

En rekke selskaper tilbyr abonnementsvarslingstjenester som sender varsler om relevante anbudsdokumenter til abonnenten.

En rekke private organisasjoner hjelper også bedrifter med å finne ut om disse anbudene. Kostnaden kan variere fra noen få pund i uken til noen få hundre.

På grunn av det spesialiserte språket og noen ganger vanskelige å forstå prosedyrer, er det flere konsulentorganisasjoner, som Executive Compass , som også tilbyr selskaper anbud i å skrive skriving, eller gjennomfører budskriving for dem.

ITT -er kan distribueres til potensielle tilbydere gjennom en anbudstjeneste, slik at virksomheter kan motta og søke direkte anbud fra en rekke offentlige og private kilder. Disse varslene blir oftest sendt daglig og kan filtreres ned etter geografisk område eller etter næringsliv. Noen tilbudstjenester deler virksomhetstyper veldig fint på sin egen måte, etter CPV -koder ( Common Procurement Vocabulary ). Dette gjør det mulig for en bedrift å finne ITT -er som er spesifikke for hva virksomheten kan levere.

En ITT er vanligvis en åpen invitasjon for leverandører til å svare på et definert behov i motsetning til en forespørsel som sendes til utvalgte potensielle leverandører. ITT ber ofte om informasjon som følger videre fra annen informasjon samlet tidligere fra svar på en forespørsel om informasjon (RFI). Dette vil vanligvis ikke bare dekke produkt- og tjenestekrav, men vil også be om informasjon om virksomhetens egnethet. Et leverandørspørreskjema eller forhåndskvalifiseringsspørreskjema kan brukes til å fremskaffe egnethetsinformasjon fra leverandører på en konsekvent måte.

En ITT forventes vanligvis å samsvare med en lovlig standardisert struktur som er utformet for å sikre upartiskhet , og anbudsbudets vinner har rett til å ta ansvar for formalitetene i kontraktsvirksomhetens leveringsdokumenter og avregne eventuelle anbudskostnader for offisiell registrering.

Spørreskjemaer for kvalifisering

Leverandørspørreskjemaer eller forhåndskvalifiseringsspørreskjemaer (PQQ) sikrer at potensielle leverandører alle blir spurt om den samme informasjonen når de vurderer egnetheten til å bli invitert på anbud eller for å få tilbudene evaluert. Noen organisasjoner utsteder et standard spørreskjema om forhåndskvalifisering, for eksempel har den britiske regjeringen utviklet standard kjerne-PQQ-spørsmål som har blitt revidert flere ganger og er "mandat for bruk" på tvers av regjeringen.

Anbudskasse

En anbudsboks er en postkasse som brukes til å motta det fysiske anbudet eller buddokumentene, eller en digital ekvivalent. Når et anbud eller bud kalles ut, blir et tilbud eller budnummer vanligvis utstedt som et referansenummer for anbudsboksen. Tilbudet vil være åpent for interesserte parter for å levere sine forslag så lenge budet eller anbudet varer. Etter sluttdatoen er anbudsboksen lukket og forseglet og kan bare åpnes av enten anbuds- eller budevalueringskomiteen eller et medlem av anskaffelsesavdelingen med to vitner.

Dobbelt konvoluttsystem

I et åpent bud- eller anbudssystem kan et dobbeltkonvoluttsystem brukes. Dobbeltkonvoluttsystemet skiller det tekniske forslaget (basert på og ment å møte arbeidserklæringen ) fra finansierings- eller kostnadsforslaget i form av to separate og forseglede konvolutter. Under anbudsevalueringen vil det tekniske forslaget bli åpnet og evaluert først etterfulgt av finansieringsforslaget. Målet med dette systemet er å sikre en rettferdig vurdering av forslaget. Det tekniske forslaget vil bli evaluert utelukkende på grunnlag av de tekniske fordelene og evnen til å oppfylle kravene i invitasjonen uten å bli urimelig skjev av det økonomiske forslaget.

Depositum

Registrerte entreprenører kan bli pålagt å stille et obligasjonslån for et bestemt beløp som sikkerhet eller innskudd for å justere mot utført arbeid, normalt i form av bankgaranti eller kausjonist .

Anbudets gyldighetsdato

En tilbudsgyldighetsdato er en dato til en tilbyder forplikter seg til å holde sine priser (og andre tilbudsdetaljer) åpne for aksept (eller på annen måte) av kunden. En slik dato er vanligvis inkludert i en anbudsform, enten som en angitt dato eller som oppsigelse av en bestemt periode fra en annen sentral anbudsdato. For eksempel, ved anbud på treningsutstyr i 2013, krevde West Dunbartonshire Council tilbydere å akseptere at "Anbudet ditt skal forbli åpent for aksept i nitti (90) dager fra datoen for tilbakelevering av tilbud angitt ovenfor, eller en senere dato varslet til deg av oss. Budet ditt kan godtas av oss når som helst i denne perioden. "

Forhandling etter anbud

Forhandling etter anbud innebærer forhandling mellom en påtenkt kjøper og selger etter at et selgers anbud er levert. Et innledende trinn kan innebære avklaring av anbud, som er ment å eliminere eventuelle usikkerheter eller motstridende elementer i et forslag, før vi går inn i en sann " forhandlings " fase.

Den Chartered Institute of Procurement & Supply mener at "dersom det er foretatt faglig og etisk , ... etter anbud forhandling er en passende prosess for å sikre verdi for pengene .

Relaterte forslagstyper

Andre typer forslag og vilkår som er i bruk inkluderer:

Se også

Referanser