Minutter - Minutes
.jpg)
Protokoller , også kjent som møtereferater (forkortelse MoM ), protokoller eller, uformelt notater , er den umiddelbare skriftlige oversikten over et møte eller høring . De beskriver vanligvis hendelsene i møtet og kan inneholde en liste over deltakere, en uttalelse over problemene deltakerne vurderer og relaterte svar eller beslutninger for problemene.
Etymologi
Navnet "minutter" stammer muligens fra det latinske uttrykket minuta scriptura (bokstavelig talt "liten skrift") som betyr "grove notater".
Opprettelse
Protokoll kan opprettes under møtet av en maskinskriver eller domstolsreporter , som kan bruke stenografisk notasjon og deretter forberede referatet og sende dem ut til deltakerne etterpå. Alternativt kan møtet være lydopptak , videoopptak , eller en gruppes oppnevnte eller uformelt tildelte sekretær kan ta notater, med minutter utarbeidet senere. Mange offentlige etater bruker programvare for registrering av minutter for å registrere og forberede alle minutter i sanntid .
Hensikt
Protokoll er den offisielle skriftlige oversikten over møtene i en organisasjon eller gruppe. De er ikke transkripsjoner av saksbehandlingen. Ved hjelp av Robert Rules of Order nylig revidert (RONR), skal protokollen inneholde hovedsak en oversikt over hva som ble gjort på møtet, ikke hva som ble sagt av medlemmene. Organisasjonen kan ha sine egne regler angående innholdet i protokollen.
For de fleste organisasjoner eller grupper er det viktig at referatene er korte og bare inneholder et sammendrag av avgjørelsene. En ordrett rapport (transkripsjon) er vanligvis ikke nyttig. Med mindre organisasjonens regler krever det, er en oppsummering av diskusjonene i et møte verken nødvendig eller hensiktsmessig.
Protokoll fra enkelte grupper, for eksempel en bedrifts styre , må holdes på fil og er viktige juridiske dokumenter. Protokoll fra styremøter føres atskilt fra referater fra generelle medlemsmøter i samme organisasjon. I tillegg kan referat fra ledermøter oppbevares separat. Komiteer er ikke pålagt å føre formelle referater, selv om det kan tas mindre formelle notater. For komiteer er deres formelle opptegnelser rapportene som er sendt til deres overordnede organ.
Format
Formatet på referatet kan variere avhengig av standardene som er etablert av en organisasjon, selv om det er generelle retningslinjer. Roberts ordensregler inneholder et utvalg minutter.
Vanligvis begynner protokollene med navnet på organet som holder møtet (f.eks. Et styre) og kan også inneholde sted, dato, liste over tilstedeværende og tidspunktet møtelederen kalte møtet for å bestille.
Siden hovedfunksjonen til minutter er å registrere de avgjørelsene som er tatt, må alle offisielle beslutninger inkluderes. Hvis et formelt forslag blir foreslått og utsendt, blir dette (uansett om det passerer) registrert. Stemmegivningen tally kan også være inkludert. Delen av referatet som omhandler en rutinemessig bevegelse kan bare merke seg at en bestemt bevegelse ble "flyttet av Ann og vedtatt". Det er ikke strengt nødvendig å inkludere navnet på personen som sekunderer en bevegelse. Når en opptelling er inkludert, er det tilstrekkelig å registrere antall personer som stemmer for og mot et forslag, men forespørsler fra deltakerne om å merke sine stemmer ved navn kan være tillatt. Hvis en avgjørelse blir truffet ved avstemning , blir alle de individuelle stemmene registrert ved navn. Hvis det er gjort med generelt samtykke uten en formell avstemning, kan dette faktum registreres.
Protokollen kan avsluttes med et notat om tidspunktet da møtet ble avbrutt.
Noen ganger blir det sendt inn referat av personen som er ansvarlig for dem (ofte sekretæren) på et påfølgende møte for gjennomgang. Den tradisjonelle avsluttende setningen er "respektfullt sendt" (selv om dette ikke lenger er vanlig), etterfulgt av betjentens signatur, hans eller hennes tastede (eller trykte) navn og hans eller hennes tittel.
Vanligvis er et av de første punktene i en forretningsrekkefølge eller en agenda for et møte lesing og godkjenning av referatet fra forrige møte. Hvis gruppemedlemmene (vanligvis med enstemmig samtykke ) er enige om at de skriftlige referatene gjenspeiler det som skjedde på forrige møte, så blir de godkjent, og det faktum at de er godkjent blir registrert i protokollen fra det nåværende møtet. Hvis det er vesentlige feil eller mangler, kan referatet redigeres og sendes på nytt på et senere tidspunkt. Mindre endringer kan gjøres umiddelbart ved bruk av de normale endringsprosedyrene , og de endrede referatene kan godkjennes "som endret". Det er normalt hensiktsmessig å sende et utkast til protokollen til alle medlemmene i forkant av møtet, slik at møtet ikke blir forsinket ved lesing av utkastet.
Se også
Referanser
Sitater
Kilder
- Robert, Henry M .; et al. (2011). Roberts ordensregler nylig revidert (11. utg.). Philadelphia, PA: Da Capo Press. ISBN 978-0-306-82020-5.
- Robert III, Henry M .; et al. (2011). Robert's Order of Rules Newly Revised In Brief (2. utg.). Philadelphia, PA: Da Capo Press. ISBN 978-0-306-82019-9.
Videre lesning
- American Institute of Parliamentarians (2014). Den komplette protokollhåndboken . American Institute of Parliamentarians. Arkivert fra originalen 2016-10-14 . Hentet 2016-03-01 .
- National Association of Parliamentarians (2009). Veier til dyktighet - Hva ble gjort på møtet: En guide til minutter . Independence, MO: National Association of Parliamentarians. ISBN 9781884048562.
- Mina, Eli (2004). Minas guide til minuttopptak . Vancouver (Canada): Eli Mina Consulting. ISBN 978-0973442809.