Program ledelse - Program management

"Programleder" omdirigerer hit. For programvaren Microsoft Windows, se Programbehandling .

Programadministrasjon eller programadministrasjon er prosessen med å administrere flere relaterte prosjekter , ofte med den hensikt å forbedre en organisasjons ytelse. I praksis og i målene er programledelse ofte nært knyttet til systemteknikk , industriell ingeniørvirksomhet , endringsledelse og forretningstransformasjon . I forsvarssektoren er det den dominerende tilnærmingen til å styre veldig store prosjekter. Fordi store forsvarsprogrammer innebærer å jobbe med entreprenører, kalles det ofte oppkjøpsstyring, noe som indikerer at den statlige kjøperen anskaffer varer og tjenester ved hjelp av entreprenører.

Programlederen har tilsyn med formålet og statusen til prosjektene i et program og kan bruke dette tilsynet til å støtte prosjektnivåaktivitet for å sikre at programmålene oppnås ved å gi en beslutningskapasitet som ikke kan oppnås på prosjektnivå eller ved gi prosjektlederen et programperspektiv når det er nødvendig, eller som et lydplate for ideer og tilnærminger til å løse prosjektproblemer som har innvirkning på programmet. Programlederen kan være godt posisjonert for å gi denne innsikten ved å aktivt oppsøke slik informasjon fra prosjektlederne, selv om det i store og / eller komplekse prosjekter kan være behov for en spesifikk rolle. Uansett hvordan denne innsikten oppstår, trenger programlederen dette for å være komfortabel med at de overordnede programmålene er oppnåelige.

Oversikt og definisjon

Mange programmer fokuserer på å levere endringsevne, og er normalt designet for å levere organisasjonens strategi eller forretningstransformasjon. Programadministrasjon legger også vekt på koordinering og prioritering av ressurser på tvers av prosjekter, styring av koblinger mellom prosjektene og de samlede kostnadene og risikoen ved programmet.

Ifølge en kilde er "et program en gruppe relaterte prosjekter som styres på en koordinert måte for å oppnå fordeler og kontrollere som IKKE er tilgjengelig fra å administrere dem individuelt. Programmene kan omfatte elementer av relatert arbeid utenfor omfanget av de diskrete prosjektene i programmet. .. Noen prosjekter i et program kan gi nyttige trinnvise fordeler for organisasjonen før selve programmet er fullført. "

En alternativ kilde (UK Office of Government Commerce) bruker følgende definisjon, "et program er en midlertidig fleksibel organisasjonsstruktur opprettet for å koordinere, lede og overvåke implementeringen av et sett med relaterte prosjekter og aktiviteter for å levere resultater og fordeler relatert til et organisasjons strategiske mål. Et program vil sannsynligvis ha et liv som strekker seg over flere år. "

De forskjellige stavemåtene er relevante, Programmet er den amerikanske stavemåten og Programmet er den britiske stavemåten. Forskjellene er langt større enn staving og gjenspeiler forskjellige filosofier. Den amerikanske tilnærmingen er fokusert på internkontroll og levering av komplekse prosjekter og har vokst ut av prosjektindustrien. Den britiske tilnærmingen er mer fokusert på å oppnå alle aspekter av å nå et strategisk mål og har vokst ut av den strategiske endringsindustrien. Dette fører til iboende forskjeller i tilnærmingen. Det er ingen antydninger om at hver tilnærming er riktig eller feil, de er faktisk komplementære på mange måter.

Programadministrasjon kan gi et lag over ledelsen av prosjekter og fokuserer på å velge den beste gruppen av prosjekter, definere dem når det gjelder deres mål og gi et miljø der prosjekter kan kjøres vellykket. Programledere bør ikke micromanage, men bør overlate prosjektledelse til prosjektledere. Imidlertid kan programadministrasjon trenge å håndtere gjensidig avhengighet, konflikter og ressurs- eller kunnskapsdeling mellom prosjektene den styrer.

I offentlig sektorarbeid i Europa refererer begrepet vanligvis til flere endringsprosjekter: prosjekter som er utformet for å gi fordeler til vertsorganisasjonen. For eksempel Office of Government Commerce for den britiske regjeringen . Et alternativ til Office of Government Commerce's metode for programadministrasjon er den fra den private sektor Project Management Institute .

Mange organisasjoner kjører bare ett program om gangen, et program som inneholder alle deres prosjekter. I Project Management Institute terminologi er dette mer sannsynlig å være en prosjektportefølje enn et program. Noen større organisasjoner kan ha flere programmer hver designet for å levere en rekke forbedringer. Noen organisasjoner bruker begrepet Systems Engineering der andre bruker programledelse.

Standarder

Nøkkel faktorer

fordeler
Hovedforskjellen mellom et prosjekt og et program er at fordelene gir i løpet av programmets livssyklus sammenlignet med et prosjekt når de blir levert etter at prosjektet er ferdig. Dette er et viktig skille da fordelestyring er drivkraften i vellykkede programmer. ', Rod Sowden et al. (TSO, 2011), s75 </ref>
styresett
Struktur, prosess og prosedyre for å kontrollere interne operasjoner og endringer i ytelsesmål. Styring må inneholde et sett med beregninger for å indikere helsen og fremdriften til programmet på de mest viktige områdene.
Justering
Programmet må støtte et høyere visjon, mål og mål. Disse er beskrevet i programmet Vision and blueprint, som definerer den fremtidige tilstanden for organisasjonen, sektoren eller samfunnet som vil bli betydelig endret, Rod Sowden et al. (TSO, 2011), s107 </ref>
Transformasjon
Et program vil gi store endringer, enten det er innenfor en organisasjon, en sektor eller et samfunn. Som sådan er styring av endring og overgang et sentralt kjennetegn ved et program, ikke bare å bygge en stor evne. ', Rod Sowden et al. (TSO, 2011), s107 </ref>
Forsikring
Verifiser og valider programmet, og sørg for at standardene overholdes og tilpasses visjonen. Programmer bør alltid ha en forsikringsstrategi. ', Rod Sowden et al. (TSO, 2011), s. 162 </ref>
Ledelse
Sørg for at det er jevnlige gjennomganger, at det er ansvarlighet , og at ledelse av prosjekter, interessenter og leverandører er på plass.
Integrering
Forsikre deg om at komponentdelene passer ordentlig sammen for å gjøre den tiltenkte helheten. Optimalisere ytelsen over programmet verdikjeden , funksjonelt og teknisk.
Økonomi
Spor grunnleggende kostnader sammen med større kostnader for administrering av programmet og også kostnadene ved endring og overgang for å oppnå fordeler.
Infrastruktur
Tildeling av ressurser påvirker kostnadene og suksessen til programmet. Infrastruktur kan dekke kontorer, versjonskontroll og IT.
Planlegger
Utvikle planen som samler informasjon om prosjekter, ressurser, tidsplaner, overvåking og kontroll.
Forbedring
Kontinuerlig vurdere ytelse; undersøke og utvikle nye evner; og systematisk bruke læring og kunnskap i programmet. ', Rod Sowden et al. (TSO, 2011), s155 </ref>

Sammenligning med prosjektledelse

Det er de to forskjellige visningene av hvordan programmer skiller seg fra prosjekter. I ett syn leverer prosjekter utganger, diskrete pakker eller "biter" av endring; programmer skaper resultater. I dette synet kan et prosjekt levere en ny fabrikk, sykehus eller IT-system. Ved å kombinere disse prosjektene med andre leveranser og endringer, kan programmene deres gi økte inntekter fra et nytt produkt, kortere ventelister på sykehuset eller reduserte driftskostnader på grunn av forbedret teknologi. Den andre oppfatningen er at et program ikke er noe mer enn et stort prosjekt eller et sett (eller portefølje) av prosjekter. I dette andre synet er poenget med å ha et program å utnytte stordriftsfordeler og å redusere koordineringskostnader og risikoer. Prosjektlederens jobb er å sikre at prosjektet deres lykkes. Programlederen, derimot, er opptatt av det samlede resultatet eller sluttresultatene fra samlingen av prosjekter i et bestemt program. For eksempel i et finansinstitusjon kan et program omfatte ett prosjekt som er utformet for å dra nytte av et stigende marked og et annet som er designet for å beskytte mot baksiden av et fallende marked. Førstnevnte søker å utnytte potensialet opp; sistnevnte for å begrense den mulige ulempen. Vurder en enkel analogi: Fix-A-Flat®. Dette aerosolproduktet med høyt trykk injiserer et lekkasjetetningsmiddel i et punktert dekk for å stoppe luftstrømmen (prosjekt A) og blåser samtidig opp dekket (prosjekt B), noe som resulterer sammen i resultatet som er et dekk som igjen er funksjonelt ( programmet besto av prosjekter A og B).

I følge synspunktet om at programmer leverer resultater, men prosjekter leverer resultater, er programledelse opptatt av å gjøre de riktige prosjektene. Programlederen har blitt beskrevet som 'å spille sjakk' og ha oversikten i bakhodet, med brikkene som skal brukes eller ofres som prosjektene. I kontrast, prosjektledelse er om å gjøre prosjekter høyre. Og i følge dette synet leverer vellykkede prosjekter i tide, budsjett og spesifikasjon, mens vellykkede programmer gir langsiktige forbedringer til en organisasjon. Forbedringer identifiseres vanligvis gjennom fordeler. En organisasjon bør velge gruppen av programmer som mest tar den mot sine strategiske mål, mens den forblir innenfor sin evne til å levere endringene. På den annen side tillater visningen om at programmer bare er store prosjekter eller et sett med prosjekter at et program kanskje trenger å levere konkrete fordeler raskt.

Ifølge en kilde er nøkkelforskjellen mellom et program og et prosjekt den endelige karakteren til et prosjekt - et prosjekt må alltid ha en bestemt sluttdato, ellers er det et pågående program.

Et syn på forskjellene mellom et program og et prosjekt i virksomheten er at:

  1. Et prosjekt er unikt og har en bestemt varighet . Et program pågår og implementeres i en virksomhet for konsekvent å oppnå visse resultater for virksomheten.
  2. Et prosjekt er designet for å levere en produksjon eller leveres, og suksessen vil være når det gjelder å levere riktig produksjon til rett tid og til riktig pris.
  3. Programadministrasjon inkluderer ledelse av prosjekter som sammen forbedrer ytelsen til organisasjonen. Et programs suksess vil bli målt i form av fordeler.
  4. Fordeler er tiltak for forbedring av en organisasjon og kan omfatte økte inntekter, økte fortjeneste, reduserte kostnader, forbedret markedsposisjon (evne til å konkurrere), redusert svinn eller miljøskader, mer fornøyde kunder. I sentrale eller lokale myndighetsorganisasjoner kan fordelene inkludere å tilby en bedre service til samfunnet.
  5. I løpet av å oppnå nødvendige resultater vil forretningsprogrammer normalt forstå relaterte forretningsbegrensninger og bestemme prosessene som kreves for å oppnå resultater basert på tildelte ressurser. Forbedring av prosesser er en kontinuerlig operasjon som i stor grad kontrasterer et program fra et prosjekt.
  6. På laveste nivå koordinerer prosjektledere individuelle prosjekter. De overvåkes av programlederen som regnskapsfører til programsponsoren (eller styret).
  7. Det vil normalt være en prosess for å endre det forutbestemte omfanget av et prosjekt. Programmer må ofte reagere på endringer i strategi og endringer i miljøet organisasjonen endres i.

Et annet syn og en annen vellykket administrasjonsmåte ser ikke noen av faktorene som er oppført ovenfor som skiller prosjekter fra programmer, men ser heller programmet som handler om porteføljestyring. På denne visningen handler programledelse om å velge prosjekter, justere hastigheten de kjører på, og justere omfanget for å maksimere verdien av porteføljen som helhet, og når økonomiske eller andre eksterne forhold endres. Noen understreker likevel at mens en portefølje består av uavhengige prosjekter, er et program en samling av gjensidig avhengige prosjekter, som tilfører en dimensjon av kompleksitet til ledelsesoppgaven.

Nok en annen oppfatning er at en programadministrasjon ikke er annet enn et stort, komplekst prosjekt, der integrasjonsaspektet ved prosjektledelse er viktigere enn i mindre prosjekter. Integrasjonsledelse er et sentralt trekk ved Project Management Institutes tilnærming til prosjektledelse. Nok en gang aksepterer noen at det er et skille relatert til gjensidig avhengighet mellom elementene i et prosjekt og et program. I dette synet er et program et sammenlignbart løst koblet system, mens store, komplekse prosjekter er tett koblet. Denne forskjellen gjør prosjektprogrammet til en mer tvetydig oppgave å administrere, med mer usikkerhet, som gjenspeiler en høyere grad av frihet og en ledelsesoppgave som er mer åpen for å utnytte muligheter når de oppstår eller programledelsen blir klar over dem.

I praksis er det ikke klart at det er et tydelig skille. Prosjekter (eller programmer) varierer fra små og enkle til store og komplekse; det som må styres som et program i en kultur eller organisasjon, kan styres som et prosjekt i en annen.

Se også

Referanser

Managing Successful Programs, Rod Sowden et al. (TSO, 2007) & (TSO 2011), s. 156

Videre lesning

Eksterne linker