Møte (parlamentarisk prosedyre) - Meeting (parliamentary procedure)
I følge Roberts ordensregler , en mye brukt guide til parlamentarisk prosedyre , er et møte en samling av en gruppe mennesker for å ta avgjørelser. Denne følelsen av "møte" kan være forskjellig fra den generelle betydningen ved at et møte generelt ikke nødvendigvis skal gjennomføres med det formål å ta beslutninger.
Hvert møte kan være en egen økt eller ikke en del av en gruppe møter som utgjør en økt. Møter varierer i hyppighet, med visse handlinger som påvirkes avhengig av om møtene holdes mer enn et kvartals tidsintervall fra hverandre. Det er forskjellige typer møter, for eksempel et vanlig møte, spesialmøte eller årsmøte. Hvert møte kan ha en agenda som lister opp virksomheten som skal komme opp under møtet. En oversikt over møtet er oppsummert i referatet.
Økt
En økt er et møte eller en serie tilknyttede møter viet til en enkelt forretningsorden, program, agenda eller kunngjort formål. En organisasjons vedtekter kan definere en spesifikk betydning av begrepet "økt". I de fleste organisasjoner består hver økt bare av et enkelt møte (dvs. "økt" og "møte" er like ord i dette tilfellet).
Betydningen av en økt er at en økt generelt ikke kan ta avgjørelser som binder en gruppe på en fremtidig økt. En økt har implikasjoner for bevegelsens fornybarhet . Det samme eller i det vesentlige det samme spørsmålet kan ikke tas opp to ganger i løpet av samme sesjon, bortsett fra ved bevegelsene som bringer et spørsmål igjen før forsamlingen .
Kvartalsvis tidsintervall
Et kvartalsintervall representerer en tidsbegrensning for å ta eller utsette visse handlinger. Det eksisterer ikke mer enn et kvartals tidsintervall mellom to økter når "den andre økten begynner når som helst under eller før den tredje kalendermåneden etter kalendermåneden der den første økten avsluttes." For eksempel, hvis et møte finner sted i januar, er det andre møtet innenfor et kvartals tidsintervall når forrige møte er 1. oktober eller forrige kalenderår, eller når neste møte inntreffer før eller 30. april i inneværende år .
En bevegelse kan ikke bli utsatt til neste møte hvis møtet er planlagt mer enn et kvartals tidsintervall unna. Hvis et organs neste møte er mer enn et kvartals tidsintervall unna, er det vanlig å oppnevne et styre eller utvalg som skal godkjenne protokollen fra det aktuelle møtet. En bevegelse som er lagt på bordet på et møte og ikke er tatt fra bordet før møteslutt, vil dø hvis neste møte er mer enn et kvartals tidsintervall unna, mens hvis neste møte er innenfor et kvartals tidsintervall , bevegelsen kan hentes fra bordet på det møtet.
Typer møter
Robert's Order of Order Newly Revised beskriver følgende typer møter:
- Vanlig møte - et møte som normalt er planlagt av organisasjonen med faste intervaller. For eksempel kan det være et ukentlig eller månedlig møte i organisasjonen.
- Spesielt møte - et møte som er planlagt separat fra et vanlig møte, etter behov.
- Avbrutt møte - et møte som videreføres fra et vanlig møte eller et spesialmøte (også kalt et "fortsatt møte"). Dette møtet er planlagt med en bevegelse om å gjøre det .
- Årsmøte - et møte som holdes hvert år. Dette møtet kan være forskjellig fra de vanlige møtene ved at det kan være valg eller årsrapporter fra offiserer som bare finner sted på et slikt møte.
- Executive session - et møte der saksbehandlingen er hemmelig eller konfidensiell.
- Offentlig sesjon - et møte, vanligvis med et regjeringsorgan, som er åpent for allmennheten. For regjeringsorganer kan det kreves at slike møter er åpne for publikum på grunn av lov om åpne møter .
- Elektroniske møter - et møte som holdes elektronisk, for eksempel Internett. Enhver av ovennevnte typer møter kan også holdes som et "elektronisk" møte.
Grupper kan også samles på stevner som kan ha flere møter over en dag eller en uke eller mer. Konvensjonene kan holdes i forbindelse med organisasjonens årsmøte.
Innkalling til møtet
En "innkalling" til møtet er et varsel om tid og sted som sendes på forhånd for å informere medlemmene. Vanligvis er organisasjonens sekretær ansvarlig for å sende ut samtalen. Samtalen kan også omfatte en agenda eller en liste over saker som skal komme opp på møtet. Organisasjoner kan ha et krav om hvor mye varsel som trengs for samtalen. For eksempel kan det kreves at en samtale sendes minst 30 dager før møtet.
Denne følelsen av en "samtale" fra møtet skiller seg fra "å kalle møtet til orden", noe som betyr at møtet begynner.
Dagsorden
En agenda er en liste over møteaktiviteter i den rekkefølgen de skal tas opp, begynner med kallingen til orden og slutter med utsettelse. Det inkluderer vanligvis en eller flere spesifikke forretningsområder som skal handles etter. Det kan, men er ikke nødvendig, inkludere bestemte tidspunkter for en eller flere aktiviteter.
Prosedyrer for gjennomføring av et møte
Organisasjoner har egne regler for gjennomføring av møter. De fleste organisasjoner i USA bruker Roberts ordensregler som en tilleggsguide til reglene sine. Utenfor USA kan organisasjoner følge regler som ligner på parlamentet.
Minutter
Protokoller , også kjent som protokoller eller, uformelt, notater, er den øyeblikkelige skriftlige oversikten over et møte eller høring. De beskriver vanligvis hendelsene på møtet og kan inneholde en liste over deltakere, en uttalelse om spørsmålene deltakerne vurderer, og relaterte svar eller beslutninger for problemene.