Registeradministrasjon - Records management

Registreringsadministrasjon , også kjent som post- og informasjonsadministrasjon , er en organisasjonsfunksjon viet til styring av informasjon i en organisasjon gjennom hele sin livssyklus , fra tidspunktet for opprettelse eller mottakelse til den endelige disposisjonen. Dette inkluderer å identifisere, klassifisere, lagre, sikre, hente, spore og ødelegge eller permanent bevare poster. Den ISO 15489-1: 2001 standard ( "ISO 15489-1: 2001" ) definerer records management som "[det] innen ledelse er ansvarlig for effektiv og systematisk kontroll av skapelsen, mottak, vedlikehold, bruk og disponering av poster, inkludert prosesser for å fange opp og vedlikeholde bevis for og informasjon om forretningsaktiviteter og transaksjoner i form av poster ”.

En organisasjons poster bevarer aspekter av institusjonelt minne. Når det gjelder å bestemme hvor lenge arkivene skal oppbevares, er kapasiteten for gjenbruk viktig. Mange oppbevares som bevis på aktiviteter, transaksjoner og beslutninger. Andre dokumenterer hva som skjedde og hvorfor. Formålet med posteradministrasjon er en del av organisasjonens bredere funksjon av styring, risikostyring og samsvar, og er primært opptatt av å håndtere bevis for en organisasjons aktiviteter, samt reduksjon eller redusering av risiko forbundet med den. Nyere forskning viser koblinger mellom posteradministrasjon og ansvarlighet i styring.

Konsepter for rekord

Begrepet rekord er forskjellig definert. Den ISO 15489-1: 2016 Definerer poster som "informasjon skapes, mottatt, og opprettholdt som bevis, og som en ressurs av en organisasjon eller person , i jakten på juridiske forpliktelser eller i transaksjonen av business". Selv om det er mange formål med og fordeler med postadministrasjon, som denne definisjonen fremhever, er en nøkkelfunksjon i postene deres evne til å tjene som bevis på en hendelse. Riktig registeradministrasjon kan bidra til å bevare denne funksjonen i postene.

Nyere og omfattende studier har definert poster som "vedvarende representasjoner av aktiviteter" som registrert eller opprettet av deltakere eller observatører. Dette transaksjonelle synet understreker viktigheten av kontekst og prosess i bestemmelsen og betydningen av poster. I motsetning har tidligere definisjoner lagt vekt på de bevislige og informative egenskapene til poster. I organisasjonssammenheng er poster materiale som er opprettet eller mottatt av en organisasjon i forretningstransaksjonen, eller i jakten på eller i samsvar med juridiske forpliktelser. Denne organisatoriske definisjonen av posten stammer fra tidlig teoretisering av arkiver som organiske samlinger av poster, det vil si "skriftlige dokumenter, tegninger og trykksaker, offisielt mottatt eller produsert av et administrativt organ eller en av dets tjenestemenn".

Nøkkelordhåndterings terminologi

Ikke alle dokumenter er poster. En post er et dokument som bevisst oppbevares som bevis på en handling. Posthåndteringssystemer skiller vanligvis mellom poster og ikke-poster (bekvemmelighetskopier, grove utkast, duplikater), som ikke trenger formell administrasjon. Mange systemer, spesielt for elektroniske poster, krever at dokumenter formelt erklæres som en post slik at de kan administreres. Når den er erklært, kan en post ikke endres og kan bare kastes innenfor systemets regler.

Postene kan dekkes av tilgangskontroll for å regulere hvem som får tilgang til dem og under hvilke omstendigheter. Fysiske kontroller kan brukes til å holde konfidensielle poster sikre - personellfiler, for eksempel som inneholder sensitive personlige data, kan oppbevares i et låst skap med en kontrollogg for å spore tilgang. Digitale registersystemer kan omfatte rollebaserte tilgangskontroller, slik at tillatelser (for å se, endre og / eller slette) kan tildeles personalet avhengig av deres rolle i organisasjonen. En revisjonsspor som viser all tilgang og endringer kan opprettholdes for å sikre postenes integritet.

Akkurat som postene til organisasjonen kommer i en rekke formater, kan lagring av poster variere i hele organisasjonen. Filvedlikehold kan utføres av eieren, utpeker, et arkivregister eller kontorist. Postene kan administreres på et sentralisert sted, for eksempel et platesenter eller et arkiv, eller kontrollen av poster kan være desentralisert på tvers av forskjellige avdelinger og steder i enheten. Registreringer kan formelt og diskret identifiseres ved koding og ligger i mapper som er spesielt designet for optimal beskyttelse og lagringskapasitet, eller de kan identifiseres tilfeldig og arkiveres uten tilsynelatende indeksering. Organisasjoner som administrerer poster tilfeldig, har vanskelig for å få tilgang til og hente informasjon når det er nødvendig. Ineffektiviteten ved arkivering av vedlikeholds- og lagringssystemer kan vise seg å være kostbar når det gjelder bortkastet plass og ressurser brukt på å søke etter poster.

En inaktiv post er en post som ikke lenger er nødvendig for å drive nåværende virksomhet, men som blir bevart til den oppfyller slutten av oppbevaringsperioden , for eksempel når et prosjekt avsluttes, en produktlinje er pensjonert, eller slutten av en regnskapsperiode er nådd. Disse postene kan ha forretningsmessig, juridisk, skattemessig eller historisk verdi for enheten i fremtiden og er derfor pålagt å opprettholde en kort eller permanent varighet. Postene administreres i henhold til oppbevaringsplanen. Når levetiden til en plate er oppfylt i henhold til den forutbestemte perioden og det ikke er noen juridiske tilbakeholdte ventende, er den autorisert for endelig disposisjon, som kan omfatte ødeleggelse, overføring eller permanent bevaring.

En katastrofegjenopprettingsplan er en skriftlig og godkjent fremgangsmåte å ta etter en katastrofeinnfall som beskriver hvordan en organisasjon vil gjenopprette kritiske forretningsfunksjoner og gjenvinne skadede eller truede poster.

En aktiv post er en post som er nødvendig for å utføre gjeldende operasjoner, med forbehold om hyppig bruk, og vanligvis plassert nær brukeren. Tidligere ble 'posteradministrasjon' noen ganger brukt til å bare referere til administrasjon av poster som ikke lenger var i daglig bruk, men som fremdeles måtte oppbevares - "halvaktuelle" eller "inaktive" poster, ofte lagret i kjellere eller utenfor stedet . Mer moderne bruk har en tendens til å referere til hele " livssyklusen " til poster - fra opprettelsespunktet helt til de blir deponert.

Formatet og media på poster er generelt ikke relevante for postadministrasjon fra det perspektivet at poster må identifiseres og administreres, uavhengig av form. ISO vurderer styring av både fysiske og elektroniske poster. I avsnitt DL1.105 i USAs forsvarsdepartement standard DoD 5015.02-STD (2007) defineres også Records Management som "planlegging, kontrollering, regi, organisering, opplæring, markedsføring og andre ledelsesaktiviteter som involverer livssyklusen til informasjon, inkludert opprettelse, vedlikehold (bruk, lagring, henting) og avhending, uavhengig av media ".

Teori om rekordhåndtering

Registrerer livssyklus

De oppføringer livssyklus består av adskilte faser som dekker levetid av en fra dens opprettelse til sin endelige stilling. I etableringsfasen blir rekordvekst forklart av moderne elektroniske systemer. Registreringer vil fortsette å bli opprettet og fanget opp av organisasjonen i en eksplosiv hastighet når den driver virksomheten til organisasjonen. Korrespondanse angående et produktsvikt er skrevet for intern ledelse, regnskaper og rapporter genereres for offentlig og regulatorisk granskning, den gamle firmalogoen er pensjonert, og en ny - inkludert fargevalg og godkjent skrifttype - tar sin plass i organisasjonens historie .

Eksempler på postfaser inkluderer de for opprettelse av en post, endring av en plate, bevegelse av en plate gjennom dens forskjellige tilstander mens den eksisterer, og ødeleggelse av en plate.

Gjennom hele livssyklusen til poster blir problemer som sikkerhet, personvern, katastrofegjenoppretting, nye teknologier og fusjoner adressert av fagpersoner som er ansvarlige for organisasjonsprogrammer. Registrerings- og informasjonsadministrasjonsfagfolk er medvirkende til å kontrollere og beskytte enhetens informasjonsmidler. De forstår hvordan de kan håndtere opprettelse, tilgang, distribusjon, lagring og disponering av poster og informasjon på en effektiv og kostnadseffektiv måte ved hjelp av poster og informasjonsadministrasjonsmetoder, prinsipper og beste praksis i samsvar med lover og forskrifter.

Registrerer kontinuumteori

The records continuum theory er en abstrakt konseptuell modell som hjelper til å forstå og utforske journalføringsaktiviteter i forhold til flere sammenhenger over rom og tid.

Registrerer administrasjonspraksis og konsepter

En postadministrator er noen som er ansvarlig for postadministrasjon i en organisasjon.

Avsnitt 4 i ISO 15489-1: 2001 sier at registeradministrasjon inkluderer:

sette retningslinjer og standarder
tilordne ansvar og autoriteter
etablere og forkynne prosedyrer og retningslinjer
å tilby en rekke tjenester knyttet til forvaltning og bruk av poster
designe, implementere og administrere spesialiserte systemer for administrasjon av poster
integrering av postadministrasjon i forretningssystemer og prosesser

Dermed kan praksis med journaladministrasjon innebære:

planlegging av informasjonsbehov for en organisasjon
identifiserende informasjon som krever fangst
opprette, godkjenne og håndheve retningslinjer og praksis angående poster, inkludert organisering og avhending
utvikle en arkivoppbevaringsplan, som inkluderer kort og langvarig oppbevaring av fysiske poster og digital informasjon
identifisere, klassifisere og lagre poster
koordinere tilgang til poster internt og utenfor organisasjonen, balansere kravene til forretningskonfidensialitet, personvern og offentlig tilgang.
identifikasjon og vedlikehold av poster per en spesifisert oppbevaringsperiode
gjennomføre en oppbevaringspolicy for avhending av poster som ikke lenger er nødvendige av operasjonelle årsaker; i henhold til organisasjonspolitikk, lovbestemte krav og andre forskrifter kan dette innebære enten ødeleggelse eller permanent bevaring i et arkiv .

Prinsipper for postadministrasjon og automatiserte registeradministrasjonssystemer hjelper til med å fange, klassifisere og løpende administrasjon av poster gjennom hele livssyklusen. ARMA International definerer postadministrasjon som "ledelsesfeltet som er ansvarlig for å etablere og implementere policyer, systemer og prosedyrer for å fange, opprette, få tilgang til, distribuere, bruke, lagre, sikre, hente og sikre disponering av organisasjonens poster og informasjon". Et slikt system kan være papirbasert (slik som indekskort som brukt i et bibliotek ), eller kan involvere et datasystem, slik som et elektronisk registeradministrasjonsapplikasjon.

Forsvarbare løsninger

En forsvarlig løsning er en som kan støttes med tydelig dokumenterte retningslinjer, prosesser og prosedyrer som styrer hvordan og hvorfor arbeid utføres, samt en som tydelig har dokumentert bevis på atferdsmønstre, og viser at en organisasjon følger slike dokumenterte begrensninger til det beste av deres evner.

Selv om forsvarlighet gjelder alle aspekter av registerets livssyklus, anses den som viktigst i sammenheng med ødeleggelse av poster, der den er kjent som " forsvarlig disposisjon " eller " forsvarlig ødeleggelse ", og hjelper en organisasjon eksplisitt å rettferdiggjøre og bevise ting som hvem som ødelegger poster, hvorfor de ødelegger dem, hvordan de ødelegger dem, når de ødelegger dem, og hvor de ødelegger dem.

Klassifisering

Postadministratorer bruker klassifisering eller kategorisering av posttyper for å logisk organisere poster som er opprettet og vedlikeholdt av en institusjon. Slike klassifiseringer hjelper til med funksjoner som oppretting, organisering, lagring, henting, bevegelse og ødeleggelse av poster.

På det høyeste nivået av klassifisering er fysiske kontra elektroniske poster. (Dette er omstridt; poster er definert som slike uavhengig av media. ISO 15489 og annen god praksis forkynner en funksjonsbasert, snarere enn mediebasert klassifisering, fordi loven definerer poster som visse typer informasjon uavhengig av media.)

Fysiske poster er de postene, for eksempel papir, som kan berøres og som tar fysisk plass.

Elektroniske poster , også ofte referert til som digitale poster , er de postene som genereres med og brukes av informasjonsteknologiutstyr .

Klassifisering av poster oppnås gjennom utforming, vedlikehold og anvendelse av taksonomier , som gjør det mulig for posteradministratorer å utføre funksjoner som kategorisering, merking, segmentering eller gruppering av poster i henhold til forskjellige egenskaper.

Foretaksregistre

Foretaksregistre representerer de postene som er vanlige for de fleste bedrifter, uavhengig av funksjon, formål eller sektor. Slike opptegnelser dreier seg ofte om den daglige driften av en bedrift og dekker områder som men ikke begrenset søksmål, ansattes ledelse, konsulent- eller entreprenørledelse, kundeoppdrag, kjøp, salg og kontrakter.

Typer av virksomheter som produserer og jobber med slike poster inkluderer, men er ikke begrenset til, profittbedrifter, ideelle selskaper og offentlige etater.

Bransjeposter

Bransjeposter representerer de postene som er vanlige og gjelder bare for en bestemt bransje eller et sett bransjer. Eksempler inkluderer, men er ikke begrenset til, journal over medisinsk industri (f.eks. Health Insurance Portability and Accountability Act ), journal over farmasøytisk industri og register over matindustrien.

Juridisk oppbevaring

Juridiske holdeposter er de opplysningene som er pålagt, vanligvis av juridisk rådgiver eller overholdelsespersonell, å oppbevares i en periode, enten av en regjering eller av et foretak, og med det formål å løse potensielle problemer knyttet til samsvarskontroller og søksmål. . Slike poster tildeles Legal Hold- trekk som kommer i tillegg til klassifiseringer som er et resultat av virksomhets- eller bransjeklassifiseringer.

Juridiske hold data trekk kan omfatte, men er ikke begrenset til ting som juridiske hold flagg (f.eks Legal Hold = True eller False), organisasjonen som driver det juridiske holdet, beskrivelser av hvorfor poster må holdes lovlig, hvilken tidsrekord må være holdt for, og holdplasseringen.

Oppbevaringsplan for poster

En tidsplan for oppbevaring av poster er et dokument, ofte utviklet ved bruk av arkivvurderingsbegreper og analyse av forretnings- og juridiske sammenhenger innenfor de tiltenkte jurisdiksjonene, som skisserer hvor lenge visse typer poster må oppbevares før de kan ødelegges. For at oppbevaringsplanen skal kunne brukes, må det legges til en rekke retningslinjer for å bli vurdert for implementering.

Administrere fysiske poster

Administrering av fysiske poster involverer forskjellige fagdisipliner eller evner og kan trekke på en rekke ulike former for ekspertise.

Identifisere poster: Hvis en vare presenteres som en juridisk post, må den godkjennes. Rettsmedisinske eksperter kan trenge å undersøke et dokument eller en gjenstand for å fastslå at det ikke er forfalskning , og at eventuelle skader, endringer eller manglende innhold er dokumentert. I ekstreme tilfeller kan gjenstander bli utsatt for et mikroskop , røntgen , datering av radiokarbon eller kjemisk analyse. Dette autentiseringsnivået er sjeldent, men krever at det tas spesiell forsiktighet ved opprettelse og oppbevaring av postene til en organisasjon.

Lagring av poster: Postene må lagres slik at de er tilgjengelige og beskyttet mot miljøskader. Et typisk papirdokument kan lagres i et arkivskap på et kontor. Noen organisasjoner benytter imidlertid filrom med spesialiserte miljøkontroller, inkludert temperatur og fuktighet . Viktige poster må kanskje lagres i en katastrofebestandig safe eller hvelv for å beskytte mot brann, flom, jordskjelv og konflikt. I ekstreme tilfeller kan varen kreve både katastrofebeskyttelse og offentlig tilgang, for eksempel den originale, signerte amerikanske grunnloven . Sivilingeniører kan trenge å bli konsultert for å avgjøre at arkivrommet effektivt tåler vekten av hyller og arkivskap fylt med papir; historisk, noen militære ble fartøy laget for å ta hensyn til vekten av sine operative prosedyrer på papir som en del av sin ballast ligning (moderne journalføring teknologi har overført mye av denne informasjonen til elektronisk lagring). I tillegg til lagring av poster på stedet, driver mange organisasjoner sine egne platesentre utenfor stedet eller kontrakt med kommersielle platesentre.

Henting av poster: I tillegg til å kunne lagre poster, må bedriftene også etablere de riktige mulighetene for å hente poster, i tilfelle de er nødvendige for et formål som en revisjon eller søksmål, eller i tilfelle ødeleggelse. Rekordhentingsfunksjoner blir komplekse når det gjelder elektroniske poster, spesielt når de ikke har blitt tilstrekkelig merket eller klassifisert for oppdagelse.

Sirkulerer poster: Å spore posten mens den er borte fra det normale lagringsområdet blir referert til som sirkulasjon. Ofte håndteres dette ved enkle skriftlige opptaksprosedyrer. Imidlertid bruker mange moderne platemiljøer et datastyrt system som involverer strekkodeskannere , eller radiofrekvensidentifikasjonsteknologi ( RFID ) for å spore bevegelse av postene. Disse kan også brukes til periodisk revisjon for å identifisere uautorisert bevegelse av posten.

Avhending av poster: Avhending av poster betyr ikke alltid ødeleggelse . Det kan også omfatte overføring til et historisk arkiv, museum eller privatperson. De store volumene av papirjournaler og utilgjengeligheten av aktive papirjournaler er noen av årsakene til at organisasjoner kaster eller ødelegger journaler. Destruksjon av poster bør være autorisert i henhold til lov, vedtekter, forskrifter eller driftsprosedyrer, og postene skal kastes med forsiktighet for å unngå utilsiktet utlevering av informasjon. Prosessen må være godt dokumentert, startende med en tidsplan for oppbevaring av poster og retningslinjer og prosedyrer som er godkjent på høyeste nivå. En oversikt over avhendede poster bør føres, inkludert sertifisering av at de er ødelagt. Postene skal aldri bare kastes som avfall. De fleste organisasjoner bruker prosesser, inkludert pulverisering, makulering av papir eller forbrenning.

Kommersielt tilgjengelige produkter kan administrere poster gjennom alle prosesser som er aktive, inaktive, arkivert, oppbevaringsplanlegging og avhending. Noen bruker også RFID-teknologi for sporing av den fysiske filen.

Administrere digitale poster

De generelle prinsippene for postadministrasjon gjelder for poster i hvilket som helst format. Digitale poster reiser imidlertid spesifikke problemer. Det er vanskeligere å sikre at innholdet, konteksten og strukturen til poster er bevart og beskyttet når postene ikke har en fysisk eksistens. Dette har viktige implikasjoner for ektheten, påliteligheten og påliteligheten til poster.

Det forskes mye på forvaltning av digitale poster. The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES) Project er et eksempel på et slikt initiativ. Basert på School of Library, Archival and Information Studies ved University of British Columbia , i Vancouver, British Columbia, Canada, er InterPARES Project et samarbeidsprosjekt mellom forskere over hele verden forpliktet til å utvikle teorier og metoder for å sikre påliteligheten, nøyaktighet og ektheten til digitale poster.

Funksjonelle krav til datasystemer for å administrere digitale poster er produsert av US Department of Defense , Storbritannias nasjonalarkiv og EU-kommisjonen, hvis MoReq ( Model Requirements for Management of Electronic Records ) spesifikasjon er oversatt til minst tolv språk. finansiert av EU-kommisjonen .

Det er spesielle bekymringer angående muligheten til å få tilgang til og lese digitale poster over tid, siden det raske tempoet i endring i teknologi kan gjøre programvaren som brukes til å lage postene foreldet og etterlate postene uleselige. Det gjennomføres en betydelig mengde forskning for å løse dette, under overskriften digital bevaring . The Public Record Office Victoria (Ord) ligger i Melbourne, Australia publiserte viktorianske Electronic Records Strategy (VERS) som inkluderer en standard for bevaring, langtidslagring og tilgang til faste elektroniske journaler. VERS-standarden er vedtatt av alle viktorianske regjeringsavdelinger. Et digitalt arkiv er opprettet av PROV for å gi allmennheten tilgang til permanente poster. Archives New Zealand setter også opp et digitalt arkiv.

Elektroniske skatteregistre

Elektroniske skatteregistre er databaserte / ikke-papirversjoner av poster som kreves av skattebyråer som Internal Revenue Service . Det er betydelig forvirring om hva som er akseptable digitale poster for IRS , da konseptet er relativt nytt. Emnet er diskutert i publikasjon 583 og Bulletin 1997-13 , men ikke i detalj.

Bedrifter og enkeltpersoner som ønsker å konvertere papirregistrene sine til skannede kopier, kan være i fare hvis de gjør det. For eksempel er det uklart om en IRS- revisor vil godta en skannet kopi av en kjøpskvittering for JPG- , PNG- eller PDF- format for en trukket utgiftspost.

Nåværende problemer

Overholdelse og juridiske spørsmål

Mens offentlig administrasjon, helsevesen og advokatyrke har en lang historie med journalføring, har næringslivet generelt vist mindre interesse. Dette har endret seg de siste årene på grunn av nye samsvarskrav, delvis drevet av skandaler som Enron / Andersen- affære og nyere problemer i Morgan Stanley . Spørsmål om overholdelse av virksomhetsregister, inkludert krav til oppbevaringsperiode og behovet for å avsløre informasjon som et resultat av søksmål, har blitt sett på som viktige. Vedtekter som US Sarbanes-Oxley Act har resultert i større standardisering av praksis for journaladministrasjon. Siden 1990-tallet har skiftet mot elektroniske poster sett behov for tette samarbeidsforhold mellom journalister og IT-ledere, særlig inkludert juridiske aspekter, med fokus på compliance og risikostyring.

Sikkerhet

Personvern , databeskyttelse og identitetstyveri har blitt spørsmål av økende interesse. Rollen til posteransvarlig i beskyttelsen av organisasjonens poster har vokst som et resultat. Behovet for å sikre at personlig informasjon ikke beholdes i unødvendig grad har ført til større fokus på oppbevaringsplaner og kassering av poster.

Åpenhet

Den økte betydningen av åpenhet og ansvarlighet i offentlig forvaltning, preget av den utbredte adopsjonen av lovene om frihet til informasjon, har ført til et fokus på behovet for å administrere poster slik at publikum lett kan få tilgang til dem. For eksempel, i Storbritannia, krevde § 46 i Freedom of Information Act 2000 regjeringen å publisere en anbefaling om rekordhåndtering for offentlige myndigheter. Tilsvarende skaper EU-lovgivningen om databeskyttelse og miljøinformasjon, som krever at organisasjoner skal utlevere informasjon på forespørsel, et behov for effektiv forvaltning av slike poster.

Adopsjon og gjennomføring

Å implementere nødvendige endringer i organisasjonskulturen er en stor utfordring, siden postadministrasjon ofte blir sett på som en unødvendig eller lav prioritert administrativ oppgave som kan utføres på de laveste nivåene i en organisasjon. Omdomsskade forårsaket av dårlig journaladministrasjon har vist at journaladministrasjon er ansvaret for alle individer i en organisasjon.

Et problem som har vært veldig kontroversielt blant posteradministratorer har vært ukritisk adopsjon av elektroniske dokument- og posthåndteringssystemer .

Virkningen av internett og sosiale medier

En annen sak av stor interesse for posteradministratorer er innvirkningen av internett og relaterte sosiale medier, som wikier , blogger , fora og selskaper som Facebook og Twitter , på tradisjonelle rutiner, prinsipper og konsepter for postadministrasjon, siden mange av disse verktøy muliggjør rask oppretting og formidling av poster og ofte til og med i anonym form.

Registrerer livssyklusadministrasjon

En vanskelig utfordring for mange bedrifter er knyttet til sporing av poster gjennom hele informasjonssyklusen, slik at det til enhver tid er tydelig hvor en post eksisterer eller om den fremdeles eksisterer i det hele tatt. Sporing av poster gjennom livssyklusen gjør det mulig for personalet på postledelsen å forstå når og hvordan de kan bruke posterelaterte regler, for eksempel regler for lovlig hold eller ødeleggelse.

Konvertering av papirjournaler til elektronisk form

Etter hvert som verden blir mer digital i naturen, er konvertering av eksisterende eller innkommende papirjournaler til elektronisk form et stadig voksende problem for posthåndteringssamfunnet. Slike konverteringer utføres som oftest med den hensikt å spare lagringskostnader, lagringsplass, og i håp om å redusere hentingstid for poster.

Verktøy som dokumentskannere , programvare for optisk tegngjenkjenning og elektroniske dokumenthåndteringssystemer brukes for å lette slike konverteringer.

Utdanning og sertifisering

Mange høyskoler og universiteter tilbyr studieprogrammer i biblioteks- og informasjonsvitenskap som dekker posthåndtering. Videre er det profesjonelle organisasjoner som gir en egen, ikke-avfuktet, profesjonell sertifisering for utøvere, Certified Records Manager-betegnelsen eller CRM.

Elektroniske registerhåndteringssystemer

Et elektronisk dokument- og rekordhåndteringssystem er et dataprogram eller et sett med programmer som brukes til å spore og lagre poster. Begrepet skiller seg fra bildebehandling og dokumenthåndteringssystemer som spesialiserer seg i henholdsvis papirfangst og dokumenthåndtering. Elektronisk registeradministrasjon Systemer gir ofte spesialisert sikkerhets- og revisjonsfunksjonalitet skreddersydd til behovene til postadministratorene.

The National Archives og Records Administration (NARA) har sluttet seg til US Department of Defense standard 5015,2 som en "tilstrekkelig og hensiktsmessig grunnlag for å ta opp de grunnleggende utfordringene med å håndtere poster i automatisert miljø som i økende grad preger opprettelse og bruk av poster". Leverandører av posthåndtering kan sertifiseres som kompatible med DoD 5015.2-STD etter verifisering fra Joint Interoperability Test Command som bygger testprosedyrer, skriver detaljerte og sammendratt sluttrapporter om 5015.2-sertifiserte produkter og utfører inspeksjon på stedet av programvare.

National Archives i Storbritannia har utgitt to sett med funksjonelle krav for å fremme utviklingen av det elektroniske programvaremarkedet for postadministrasjon (1999 og 2002). Det kjørte et program for å evaluere produkter opp mot 2002-kravene. Mens disse kravene først ble formulert i samarbeid med sentrale myndigheter, har de blitt tatt opp med entusiasme av mange deler av den bredere offentlige sektoren i Storbritannia og i andre deler av verden. Testprogrammet er nå stengt; Riksarkivet godtar ikke lenger søknader om testing. National Archives 2002-kravene er fortsatt gjeldende.

Den europeiske kommisjonen har publisert " MoReq ", modellen Krav til elektronisk Records og Document Management i 2001. Selv ikke en formell standard, det er ansett og referert til som en standard. Dette ble finansiert av kommisjonens IDA-program, og ble utviklet etter initiativ fra DLM Forum . En stor oppdatering av MoReq, kjent som MoReq2, ble publisert i februar 2008. Dette ble også initiert av DLM Forum og finansiert av EU-kommisjonen, ved denne anledningen av IDABC-programmet (etterfølgeren til IDA). Et rammeverk for programvaretesting og et XML-skjema følger MoReq2; Det ble avtalt et testprogram for programvarekompatibilitet på DLM Forum-konferansen i Toulouse i desember 2008.

De National Archives of Australia (NAA) publiserte Funksjonelle spesifikasjoner for elektronisk arkiv Systems Software (Erms), og de tilhørende retningslinjer for gjennomføring av funksjonelle spesifikasjoner for elektronisk arkiv Systems Software, som høringsutkast i februar 2006.

Archives New Zealand publiserte en 'diskretionær beste praksis' Electronic Recordkeeping Systems Standard (Standard 5) i juni 2005, utstedt under myndighet av § 27 i Public Records Act 2005.

Kommersielle platesentre

Kommersielle platesentre er anlegg som tilbyr tjenester for lagring av papirjournaler til organisasjoner. I noen tilfeller tilbyr de også lagring for poster som holdes i elektroniske formater. Kommersielle registreringssentre gir lagring av papir med høy tetthet, og noen tilbyr klimakontrollert lagring for sensitivt papir og kritisk (viktig) papirmedium. Det er en handelsorganisasjon for kommersielle platesentre (for eksempel PRISM International), men ikke alle tjenesteleverandører er medlemmer.

Languages

In other projects