Virtuelt datarom - Virtual data room
Et virtuelt datarom (noen ganger kalt et VDR eller Deal Room ) er et online arkiv med informasjon som brukes til lagring og distribusjon av dokumenter. I mange tilfeller brukes et virtuelt datarom for å legge til rette for due diligence- prosessen under en M & A- transaksjon, lånesyndikering eller private equity og risikokapitaltransaksjoner . Denne due diligence-prosessen har tradisjonelt brukt et fysisk datarom til å utlevere dokumenter. Av hensyn til kostnader, effektivitet og sikkerhet har virtuelle datarom mye erstattet det mer tradisjonelle fysiske datarommet.
Et virtuelt datarom er et ekstranett som tilbyderne og deres rådgivere får tilgang til via internett. Et ekstranett er egentlig et nettsted med begrenset kontrollert tilgang, ved hjelp av en sikker pålogging levert av leverandøren, som kan deaktiveres når som helst, av leverandøren, hvis en budgiver trekker seg. Mye av den utgitte informasjonen er konfidensiell, og begrensninger er brukt på betrakterens mulighet til å overføre denne til tredjeparter (ved videresending, kopiering eller utskrift). Dette kan brukes effektivt for å beskytte dataene ved hjelp av digital rettighetsadministrasjon .
Det virtuelle datarommet gir tilgang til sikre dokumenter for autoriserte brukere via et dedikert nettsted eller gjennom sikre agentapplikasjoner.
I prosessen med fusjoner og oppkjøp er datarommet satt opp som en del av det sentrale datalageret om selskaper eller divisjoner som blir anskaffet eller solgt. Datarommet gjør det mulig for interesserte å se informasjon om virksomheten i et kontrollert miljø der konfidensialitet kan bevares. Konvensjonelt ble dette oppnådd ved å etablere et overvåket, fysisk datarom i sikre lokaler med kontrollert tilgang. I de fleste tilfeller, med et fysisk datarom, kan bare ett budteam få tilgang til rommet om gangen. Et virtuelt datarom er designet for å ha de samme fordelene som et konvensjonelt datarom (kontrollere tilgang, visning, kopiering og utskrift, etc.) med færre ulemper. På grunn av økt effektivitet har mange bedrifter og bransjer gått over til å bruke virtuelle datarom i stedet for fysiske datarom. I 2006 ble en talsperson for et selskap som oppretter virtuelle avtalerom rapportert og hevdet at prosessen reduserte budprosessen med rundt tretti dager sammenlignet med fysiske datarom.
Et virtuelt datarom er en viktig forutsetning for automatisering av oppgaver i due diligence-prosessen.