Kodet arkivbeskrivelse - Encoded Archival Description

Encoded Archival Description ( EAD ) er en standard for koding av beskrivende informasjon om arkivopptegnelser.

Oversikt

Arkivposter skiller seg fra elementene i en bibliotekssamling fordi de er unike, vanligvis upubliserte og utilgjengelige andre steder, og fordi de eksisterer som en del av en samling som forener dem. Av disse grunner innebærer arkivbeskrivelse en hierarkisk og progressiv analyse som understreker den intellektuelle strukturen og innholdet i samlingen og ikke alltid strekker seg til nivået på individuelle gjenstander i den.

Etter utviklingen av teknologier på midten til slutten av 1980-tallet som muliggjorde beskrivende koding av maskinlesbare funn, ble det mulig å vurdere utviklingen av digitale hjelpemidler for arkiver. Arbeidet med en kodingsstandard for arkivbeskrivelse begynte i 1992 ved University of California, Berkeley , og i 1998 ble den første versjonen av EAD utgitt. En andre versjon ble utgitt i 2002, og den siste versjonen, EAD3, ble utgitt i august 2015. Society of American Archivists og Library of Congress har et felles ansvar for vedlikehold og utvikling av EAD.

EAD brukes nå over hele verden av arkiver, biblioteker, museer, nasjonale biblioteker og historiske samfunn. Gjennom et standardisert system for koding av beskrivelsene av arkivfunnhjelpemidler, tillater EAD brukere å finne primære kilder som er geografisk avsidesliggende. På sitt høyeste nivå inkluderer et EAD-funnhjelp kontrollinformasjon om beskrivelsen, samt en beskrivelse av selve samlingen. EAD3 ble revidert i 2018 for å imøtekomme bekymringer knyttet til enkel tilgang til arkivbeskrivelser og dets evne til å grensesnitt med andre systemer.

Eksempel på elementer i EAD3 Tag Library

Bakgrunn og behov

Arkiv er i sin natur forskjellig fra biblioteker. Mens biblioteker inneholder individuelle gjenstander, for eksempel bøker og tidsskrifter, hvorav flere, identiske eksemplarer eksisterer, inneholder arkiv både poster som er unike og sammenhengende. Arkiv representerer aktivitetene til en person, familie eller organisasjon som opprettes og akkumuleres naturlig i løpet av deres ordinære aktiviteter. I motsetning til elementene i et bibliotek, deler derfor alle elementene i en arkivsamling et forhold. Hele kroppen av registreringer av en organisasjon, familie eller person har blitt opprettet og samlet som et biprodukt av den organisasjon eller person eksistens, og derfor har en felles opprinnelse, som er referert til av arkivarer som sin proveniens ; herkomst refererer til både opprinnelsen til en vare eller samling, så vel som varetekt og eierskap. Arkivere refererer til hele kroppen eller registrene til en person eller organisasjon som dens fond ; de fonds er dermed en konseptuell helhet som avspeiler prosessen med produksjonen eller opphopning av poster som deler en felles funksjon eller aktivitet og viser en naturlig enhet. Et fond kan inneholde alt fra ett element til millioner av ting, og kan bestå i hvilken som helst form, inkludert manuskripter, diagrammer, tegninger, kart, lyd, video eller elektroniske poster.

Fordi publiserte materialer skiller seg på vesentlige og grunnleggende måter fra samlingene av sammenhengende og unike materialer som finnes i arkiver, er det betydelige forskjeller i bibliografisk og arkivbeskrivelse. En bibliografisk beskrivelse representerer et individuelt publisert element, er basert på og avledet fra det fysiske elementet, og blir dermed betraktet som varenivå. Arkivbeskrivelse representerer derimot en samling eller et fond, som ofte inneholder individuelle gjenstander fra forskjellige medier, som har felles opprinnelse eller herkomst. Beskrivelsen av arkivmateriale innebærer derfor en kompleks hierarkisk og progressiv analyse. Det begynner med å beskrive helheten, og beveger seg deretter ned til underkomponenter; beskrivelsen strekker seg ofte ikke til varenivået. På denne måten fokuserer arkivbeskrivelsen på samlingens intellektuelle struktur og innhold i stedet for dens fysiske egenskaper.

Et hjelpemiddel for å finne er et verktøy som hjelper brukere med å finne materiale i et arkiv gjennom beskrivelsen av innholdet. De fleste funnhjelpemidler gir lignende typer informasjon, inkludert, som et minimum, en tittel som knytter funnhjelpemidlet til skaperen av samlingen; et sammendrag av materialet i funnhjelpemidlet; samlingens bakgrunn og kontekst, inkludert involverte hovedpersoner; og informasjon om forvaring av samlingen, samt eventuelle betingelser eller begrensninger angående bruken.

Den unike arten av arkivopptegnelser og den geografiske fordelingen av individuelle samlinger har presentert en utfordring for de som ønsker å finne og få tilgang til dem i over 150 år. Med innføringen av internasjonale nettverksbaserte databehandlinger og online kataloger oppsto imidlertid potensialet for å gjøre arkivsamlinger søkbare på nettet.

Historie

EAD stammer fra 1993 Society of American Archivists årsmøte i New Orleans og ble ledet av Daniel Pitti ved University of California, Berkeley . Prosjektets mål var å lage en datastandard for beskrivelse av arkiver, i likhet med MARC-standardene for å beskrive bibliografiske materialer. Den første EAD versjonen 1.0 ble utgitt høsten 1998. En slik standard gjør det mulig for arkiver , museer , biblioteker og manuskataloger å liste opp og beskrive beholdningene på en måte som vil være maskinlesbar og derfor enkel å søke, vedlikeholde og utveksle . Siden starten har mange arkiver og spesielle samlinger tatt i bruk det.

I tillegg til utviklings- og vedlikeholdsarbeidet utført av Society of American Archivists og Library of Congress, har Research Libraries Group (RLG) utviklet og publisert et sett med "Best Practice" implementeringsretningslinjer for EAD, som inneholder obligatorisk, anbefalt , og valgfrie elementer og attributter. RLG har også levert en slags clearinghouse for å finne hjelpemidler i EAD-format, kjent som ArchiveGrid . Medlemsbiblioteker gir RLG URL-en for funnhjelpemidler; RLG høster automatisk data fra funnhjelpemidlene, indekserer dem og gir et søkegrensesnitt for indeksen, og gir dermed forskere muligheten til å søke i flere hundre institusjoners samlinger med ett enkelt spørsmål. RLG har også utviklet "RLG Report Card", et automatisert program for kvalitetskontroll som vil analysere en EAD-forekomst og rapportere områder der den avviker fra retningslinjene for beste praksis.

SAAs tekniske underkomité for kodet arkivbeskrivelse, som inkluderer internasjonal representasjon, startet en revisjon av EAD-standarden i 2010. Den siste versjonen, EAD3, ble utgitt i august 2015.

Adopsjon

En rekke arkiver i USA , Canada , Storbritannia , Frankrike , Australia og andre steder har vedtatt og implementert EAD med varierende nivå av teknisk raffinement. En av de mest ambisiøse anstrengelsene er Online Archive of California , en fagkatalog med over 5000 EAD som finner hjelpemidler som dekker manuskripter og bilder fra institusjoner over hele staten. Det franske nasjonalbiblioteket Francois Mitterrand publiserer mer enn 90.000 EAD-hjelpemidler for arkiver og manuskripter.

EAD-elementsett

EAD-standardens XML-skjema spesifiserer elementene som skal brukes til å beskrive en manuskriptsamling, samt arrangementet av disse elementene (for eksempel hvilke elementer som kreves, eller som er tillatt i hvilke andre elementer). EAD-kodesettet har 146 elementer og brukes både til å beskrive en samling som en helhet, og også for å kode en detaljert oversikt over flere nivåer av samlingen. Mange EAD-elementer har blitt, eller kan, er kartlagt til innholdsstandarder (som DACS og ISAD (G) ) og andre strukturelle standarder (som MARC eller Dublin Core ), noe som øker fleksibiliteten og interoperabiliteten til dataene.

EAD 1.0 var en SGML dokumenttypedefinisjon (DTD). EAD 2002, den andre inkarnasjonen av EAD, ble avsluttet i desember 2002 og gjort tilgjengelig som en XML DTD. Den siste versjonen av EAD, EAD3, er tilgjengelig både som et XML-skjema og som en DTD.

Deler av et EAD-hjelpemiddel

Merk: Eksempler i denne delen er EAD2, og er muligens ikke gyldige mot EAD3-skjemaet.

eadheader

Merk: I den nåværende versjonen av EAD3 1.0 er eadheader-elementet erstattet med kontrollelementet.

Den første delen av et EAD-kodet funnhjelpemiddel er eadheader . Denne delen inneholder title og valgfri subtitle samling og detaljert informasjon om selve hjelpemidlet: hvem som opprettet det, da det ble opprettet, dets revisjonshistorikk , språket hjelpemiddelet er skrevet på, og så videre. Selve eadheader har en rekke nødvendige attributter som tilordnes ulike ISO- standarder som ISO 3166-1 for landskoder og ISO 8601 for datoformater.

Den eadheader og underordnede elementer kan tilordnes til andre standarder for enkel utveksling av informasjon. De blir ofte kartlagt til Dublin Core-elementer som Creator, Author, Language. For eksempel angir i utdraget under relatedencoding="DC" attributtet til eadheader elementet at underordnede elementer vil bli kartlagt til Dublin Core; underordnet element <author encodinganalog="Creator"> indikerer at EAD-elementet <author> tilordnes til Dublin Core-elementet <creator> .

Eksempel på en eadheader : 

<eadheader audience="internal" countryencoding="iso3166-1" 
dateencoding="iso8601" langencoding="iso639-2b" 
relatedencoding="DC" repositoryencoding="iso15511" 
scriptencoding="iso15924">
   <eadid countrycode="us" identifier="bachrach_lf" mainagencycode="NSyU">bachrach_lf</eadid>
   <filedesc>
      <titlestmt>
         <titleproper encodinganalog="Title">Louis Fabian Bachrach Papers</titleproper>
         <subtitle>An inventory of his papers at Blank University</subtitle>
         <author encodinganalog="Creator">Mary Smith</author>
      </titlestmt>
      <publicationstmt>
         <publisher encodinganalog="Publisher">Blank University</publisher>
         <date encodinganalog="Date" normal="1981">1981</date>
      </publicationstmt>
   </filedesc>
   <profiledesc>
      <creation>John Jones
         <date normal="2006-09-13">13 Sep 2006</date>
      </creation>
      <langusage>
         <language encodinganalog="Language" langcode="eng">English</language>
      </langusage>
   </profiledesc>
</eadheader>

archdesc

Den archdesc delen inneholder beskrivelse av samlingen materialet. For det første inneholder beskrivende identifikasjon eller did element en beskrivelse av samlingen som helhet, inkludert skaperen (som kan være et individ eller en organisasjon), størrelse (vanligvis gitt i lineære føtter), inkluderende datoer, språk (er) og et abstrakt eller kort beskrivelse. Som med de eadheader ovennevnte kan elementene tilordnes til tilsvarende standarder; elementene i denne delen er vanligvis kartlagt til MARC-elementer. For eksempel angir i utdraget under relatedencoding="MARC21" attributtet til archdesc elementet at underordnede elementer vil bli kartlagt til MARC21; underordnet element <unittitle encodinganalog="245$a" label="Title: "> indikerer at unittitle elementet tilordnes til MARC felt 245, underfelt a.

Eksempel: 

<archdesc level="collection" type="inventory" relatedencoding="MARC21">
   <did>
      <head>Overview of the Collection</head>
      <repository encodinganalog="852$a" label="Repository: ">Blank University</repository>
      <origination label="Creator: ">
         <persname encodinganalog="100">Brightman, Samuel C. (Samuel Charles), 1911-1992</persname>
      </origination>
      <unittitle encodinganalog="245$a" label="Title: ">Samuel C. Brightman Papers</unittitle>
      <unitdate encodinganalog="245$f" normal="1932/1992" type="inclusive" label="Inclusive Dates: ">1932-1992</unitdate>
      <physdesc encodinganalog="300$a" label="Quantity: ">
         <extent>6 linear ft.</extent>
      </physdesc>
      <abstract encodinganalog="520$a" label="Abstract: ">
          Papers of the American journalist including some war correspondence, 
          political and political humor writings, and adult education material
      </abstract>
      <unitid encodinganalog="099" label="Identification: " countrycode="us" repositorycode="NSyU">2458163</unitid>
      <langmaterial label="Language: " encodinganalog="546">
         <language langcode="eng">English</language>
      </langmaterial>
   </did>
</archdesc>

Flere ekstra beskrivende elementer kan følge did inkludert:

  • bioghist - biografisk beskrivelse av personen eller organisasjonen
  • scopecontent - en detaljert fortellende beskrivelse av samlingsmaterialet
  • relatedmaterial - beskrivelse av gjenstander som depotet anskaffet separat, men som er relatert til denne samlingen, og som en forsker kanskje vil være klar over
  • separatedmaterial - gjenstander som depotet anskaffet som en del av denne samlingen, men som har blitt skilt fra det, kanskje for spesiell behandling, lagringsbehov eller katalogisering
  • controlaccess - en liste over emneoverskrifter eller nøkkelord for samlingen, vanligvis hentet fra en autoritativ kilde som Library of Congress Subject Headings eller Art and Architecture Thesaurus
  • accessrestrict og userestrict - uttalelse om eventuelle begrensninger på materialet i samlingen
  • arrangement - måten materialene i samlingen er ordnet på

Den andre og vanligvis største delen av archdesc er den dsc , som inneholder en full oversikt over samlingen fordelt på gradvis mindre intellektuelle biter. EAD tilbyr to alternativer: den c element som kan være nestet i seg selv til et ubegrenset nivå, og et sett av nummererte containerelementene c01 gjennom c12 hvilken bare kan nestes numerisk (dvs. en c01 kan inneholde bare en c02 , et c02 kan inneholde bare en c03 , og så videre) . Merk at c og c0# elementene refererer til intellektuelle underavdelinger av materialet; den faktiske fysiske beholderen er spesifisert ved hjelp av container elementet. Beholdningen kan gå ned til et så detaljert nivå som ønsket. Eksemplet nedenfor viser en beholdning til mappenivå.

Eksempel på en varelager: 

<dsc type="combined"><head>Inventory</head>
   <c01>
      <did>
        <unittitle>Correspondence</unittitle>
      </did>
      <c02>
         <did>
            <unittitle>Adams, Martha</unittitle>
            <unitdate normal="1962/1967">1962-1967</unitdate>
            <container type="box">1</container>
            <container type="folder">1</container>
         </did>
      </c02>
      <c02>
         <did>
            <unittitle>Barnett, Richard</unittitle>
            <unitdate normal="1965">1965</unitdate>
            <container type="box">1</container>
            <container type="folder">2</container>
         </did>
      </c02>
      ...etc
   </c01>
   <c01>
      <did>
        <unittitle>Writings</unittitle>
      </did>
      <c02>
         <did>
            <unittitle>Short stories</unittitle>
            <unitdate normal="1959/1979">1959-1979</unitdate>
            <container type="box">5</container>
            <container type="folder">1-9</container>
         </did>
      </c02>
   </c01>
</dsc>

Siterer EAD

Det har vært noen studier om hvordan man siterer EAD-filer med variabel granularitet. Spesielt foreslo Buneman og Silvello et regelbasert system for automatisk å lage sitatutdrag som skal brukes som referanser når de siterer XML-data; en casestudie er basert på EAD. Videre foreslo Silvello et rammeverk, som lærer av eksempler, oppretter automatisk referanser på et annet grovhetsnivå for XML-filer. Dette rammeverket er testet på Library of Congress-samlingen av EAD-filer.

Kritikk

En brukerstudie som analyserte brukerens interaksjonsmønstre med å finne hjelpemidler fremhevet at "[de] fokuserer på regler for beskrivelse snarere enn på å legge til rette for tilgang til og bruk av materialet de lister opp og beskriver", og at mange arkivbrukere har alvorlige problemer med å finne hjelpemidler. . Vanlige og hyppige interaksjonsmønstre for brukere med å finne hjelpemidler er navigasjon, og derfor krever de å bla gjennom arkivhierarkiet for å gi mening om arkivdataene.

Noen kritikere hevder at EAD begrenser forskerens interaksjon fordi flere operasjoner enten er umulige eller ineffektive. For eksempel er det problematisk å:

  • la brukeren få tilgang til et bestemt element på farten, siden det krever å definere faste tilgangspunkter til arkivhierarkiet;
  • la brukeren rekonstruere konteksten til et element uten å bla gjennom hele arkivhierarkiet;
  • presentere brukeren med bare utvalgte gjenstander fra et arkiv, siden søkehjelpen presenterer en gitt samling som en helhet.

Videre tillater EAD flere grader av frihet i taggingpraksis, noe som kan vise seg å være problematisk ved automatisk behandling av EAD-filer, siden det er vanskelig å vite på forhånd hvordan en institusjon vil bruke de hierarkiske elementene. Det har blitt understreket at bare EAD-filer som oppfyller strenge retningslinjer for god praksis, kan deles og søkes.

Se også

Referanser

Eksterne linker